Επίσημη τεκμηρίωση συνδρομητή

Odenaro Pool Service

Πλήρης λειτουργικός οδηγός από την αρχική ρύθμιση και την πρόσβαση technician μέχρι την καθημερινή υπηρεσία, τα reports, την τιμολόγηση, την επικοινωνία πελάτη και τις online πληρωμές.

Αρχική ρύθμιση Ροή εργασίας πεδίου SMTP & Communication Customer Portal

Ενημερωμένο για το τρέχον Pool Service workspace — Σεπτέμβριος 2026

Πλήρης λειτουργική ροή

Customer → Pool Profile → Technician → Service Plan → Generated Visit → Εργασία πεδίου → Service Report → Invoice → Customer Portal / Online Πληρωμή

Δεν βρέθηκε σχετική ενότητα. Δοκιμάστε πιο απλή λέξη.

Πώς λειτουργεί το Odenaro Pool Service

Το Odenaro διατηρεί συνδεδεμένα σε έναν χώρο τον πελάτη, την πισίνα, την επαναλαμβανόμενη συμφωνία, την εργασία πεδίου, την τεκμηρίωση υπηρεσίας, την τιμολόγηση και την πρόσβαση πελάτη.

Customer → Pool Profile → Technician → Service Plan → Generated Visit → Εργασία πεδίου → Service Report → Invoice → Customer Portal / Online Πληρωμή

1. Ρυθμίστε τον χώρο εργασίας

Καταχωρίστε τα στοιχεία εταιρείας και ΦΠΑ, ρυθμίστε το SMTP, ορίστε τα επιθυμητά όρια μετρήσεων νερού και δημιουργήστε λογαριασμούς ομάδας.

2. Δημιουργήστε την καρτέλα πελάτη

Δημιουργήστε πρώτα τον Customer και μετά ξεχωριστό Pool Profile για κάθε πισίνα, spa ή τοποθεσία εξυπηρέτησης.

3. Δημιουργήστε επαναλαμβανόμενη εργασία

Δημιουργήστε Service Plan, αναθέστε πισίνα και technician, επιλέξτε συχνότητα, checklist και τρόπο χρέωσης και μετά δημιουργήστε τα επερχόμενα visits.

4. Ολοκληρώστε την εργασία πεδίου

Ο technician ανοίγει το My Visits ή το Today’s Route, ξεκινά το visit, καταγράφει εργασία, readings, chemicals, materials, issues και photos και ολοκληρώνει την υπηρεσία. Το Water Balance & Calculators βοηθά σε volume, LSI και chemical dosing υπολογισμούς.

5. Report, invoice και επικοινωνία

Στείλτε το Service Report, εκδώστε το σωστό invoice, παρακολουθήστε τις αποστολές στο Communication Center και δώστε πρόσβαση στο Customer Portal.

Προτεινόμενη σειρά για νέο λογαριασμό: Settings → SMTP → Pool Settings → Customers → Pool Profiles → Service Plans → Generate Visits.

Checklist αρχικής ρύθμισης

Ολοκληρώστε τα πιο κάτω πριν η ομάδα αρχίσει να καταχωρίζει πραγματική εργασία.

Περιοχή	Τι πρέπει να ρυθμιστεί	Γιατί είναι σημαντικό
Στοιχεία εταιρείας	Όνομα εταιρείας, διεύθυνση, email, τηλέφωνο, νόμισμα, ΦΠΑ και αρίθμηση εγγράφων.	Τα στοιχεία εμφανίζονται σε invoices, reports και emails πελατών.
SMTP	Host, port, username, SMTP password/key, From email και encryption.	Απαιτείται για portal credentials, reports, reminders, campaigns και test emails.
Ρυθμίσεις Πισίνας	Target ranges, temperature unit, volume unit και technicians.	Ελέγχει τις προειδοποιήσεις readings και τα ονόματα που είναι διαθέσιμα για ανάθεση.
Συνδέσεις Ομάδας	Δημιουργήστε usernames manager ή technician και συνδέστε τα technician logins με το σωστό technician record.	Χωρίς τη σύνδεση, ο technician δεν βλέπει τις ανατεθειμένες εργασίες στο My Visits.
Στοιχεία πελατών	Email, τηλέφωνο, πλήρης διεύθυνση, payment terms και φορολογικά στοιχεία.	Χρησιμοποιούνται για calls, directions, portal access, reports και invoices.

Μην ξεκινήσετε μαζική επικοινωνία πριν κάνετε SMTP connection test και πραγματικό test email σε διεύθυνση που ελέγχετε.

Ρόλοι, technicians και λογαριασμοί ομάδας

Το technician record και το technician login είναι δύο διαφορετικά στοιχεία. Απαιτούνται και τα δύο όταν ο technician πρέπει να συνδέεται και να χρησιμοποιεί το My Visits.

Βήμα 1 — Δημιουργήστε το technician record

Ανοίξτε Pool Settings. Στην ενότητα Technicians καταχωρίστε Name, Email, Phone και προαιρετικά Notes. Αφήστε ενεργό το Active και πατήστε το κουμπί με το σύμβολο συν.

Βήμα 2 — Δημιουργήστε το login account

Στην ενότητα Team login accounts καταχωρίστε μοναδικό Username, Email και προσωρινό password τουλάχιστον 8 χαρακτήρων.

Βήμα 3 — Επιλέξτε τον σωστό ρόλο

Επιλέξτε Technician για προσωπικό πεδίου ή Manager για λειτουργική διαχείριση.

Βήμα 4 — Συνδέστε τον technician

Για Technician login, επιλέξτε το ίδιο άτομο στο Linked technician. Αυτή η σύνδεση φιλτράρει το My Visits ώστε να εμφανίζει μόνο τις ανατεθειμένες εργασίες του technician.

Βήμα 5 — Δοκιμάστε τον λογαριασμό

Συνδεθείτε με το νέο username, ανοίξτε My Visits και επιβεβαιώστε ότι εμφανίζονται μόνο τα σωστά ανατεθειμένα visits.

Ρόλος	Κύρια πρόσβαση	Προτεινόμενη χρήση
Συνδρομητής / Διαχειριστής	Πλήρης χώρος εργασίας, Settings, billing, reports, users, portal και payments.	Ιδιοκτήτης ή κύριος διαχειριστής.
Υπεύθυνος	Λειτουργικές σελίδες Pool Service, planning, technicians, visits, issues, reports και billing.	Office manager, service manager ή supervisor.
Τεχνικός	Ανατεθειμένα ημερήσια visits και τα εργαλεία Pool Service που απαιτούνται για εργασία πεδίου.	Field technician. Συνδέστε το login με το αντίστοιχο technician record.
Χρήστης Πύλης Πελάτη	Μόνο τα invoices, balance, pool visits, reports και photos του συγκεκριμένου πελάτη.	Πρόσβαση πελάτη. Δημιουργείται από τα Pool Profiles όταν ενεργοποιηθεί το portal access.

Η δημιουργία μόνο technician record επιτρέπει την ανάθεση αλλά δεν δημιουργεί login access. Η δημιουργία μόνο login χωρίς σύνδεση εμφανίζει προειδοποίηση και δεν δείχνει ανατεθειμένο route.

Σωστή ρύθμιση SMTP

Το SMTP είναι η σύνδεση αποστολής email που χρησιμοποιεί το Odenaro. Ρυθμίστε το πριν στείλετε portal passwords, service reports, reminders ή campaigns από το Communication Center.

Διαδρομή: Settings → Email → SMTP settings

1. Καταχωρίστε τα credentials του provider

Χρησιμοποιήστε τις τιμές από τη σελίδα transactional email ή SMTP του provider και όχι τις ρυθμίσεις εισερχόμενης αλληλογραφίας.

2. Εκτελέστε Test SMTP Connection

Αυτό ελέγχει server, port, encryption και credentials. Επιβεβαιώνει τη σύνδεση αλλά δεν στέλνει email.

3. Πατήστε Save Settings

Το επιτυχημένο connection test δεν αντικαθιστά την αποθήκευση. Αποθηκεύστε τη σελίδα μετά το επιτυχημένο test.

4. Στείλτε πραγματικό test email

Ανοίξτε Communication Center, καταχωρίστε το δικό σας email στο Test email address και πατήστε Send test. Επιβεβαιώστε την παραλαβή και ελέγξτε το spam folder.

5. Επιβεβαιώστε το domain authentication

Ρυθμίστε SPF και DKIM μέσω του provider και κατά προτίμηση DMARC για καλύτερο deliverability και προστασία domain.

Πεδίο	Τι καταχωρίζετε	Σημαντικός έλεγχος
Διακομιστής SMTP	Τον outgoing server που δίνει ο email provider.	Μην καταχωρίσετε website URL ή IMAP/POP server.
Θύρα SMTP	Συνήθως 587 για TLS/STARTTLS ή 465 για SSL.	Το port πρέπει να αντιστοιχεί στο επιλεγμένο encryption.
Όνομα χρήστη SMTP	Το SMTP login που δίνει ο provider· μπορεί να διαφέρει από το From email.	Αντιγράψτε το ακριβώς, μαζί με ολόκληρο το domain όπου απαιτείται.
Κωδικός SMTP	Το SMTP password ή SMTP key που δημιουργεί ο provider.	Χρησιμοποιήστε SMTP key όταν προσφέρεται· όχι API key.
Email αποστολέα	Μια verified sender address στο domain της επιχείρησης.	Πρέπει να είναι εξουσιοδοτημένο από τον SMTP provider για αποφυγή απόρριψης ή spam.
Κρυπτογράφηση	TLS με port 587, SSL με port 465 ή None μόνο όταν το απαιτεί ρητά ο provider.	Μην συνδυάζετε port 587 με SSL ή port 465 με TLS εκτός αν το ζητά ρητά ο provider.

Παράδειγμα Brevo	Τιμή στο Odenaro
Διακομιστής SMTP	smtp-relay.brevo.com
Θύρα / κρυπτογράφηση	587 / TLS
Όνομα χρήστη	Σύνδεση Brevo SMTP
Κωδικός	Brevo SMTP key, όχι API key
Email αποστολέα	Sender που είναι verified στο Brevo

Μην εμφανίζετε ποτέ το κύριο mailbox password σε screenshots ή support messages. Αποθηκεύστε μόνο το SMTP credential του provider στο Odenaro και αλλάξτε το άμεσα αν εκτεθεί.

Πίνακας Ελέγχου Pool Service

Το Dashboard είναι η καθημερινή οθόνη ελέγχου του manager. Επισημαίνει τις εργασίες που χρειάζονται άμεση προσοχή και δίνει λειτουργικά shortcuts.

Today’s visits: όλα τα visits που είναι προγραμματισμένα για τη σημερινή ημερομηνία.
Completed today: visits που έχουν ήδη σημειωθεί ως completed.
Overdue: προηγούμενα visits που δεν είναι completed ή cancelled.
Active plans: τα ενεργά επαναλαμβανόμενα Service Plans.
Open issues: issues που δεν έχουν ακόμη σημειωθεί ως resolved.
Reports not sent: completed visits χωρίς καταγεγραμμένη αποστολή report email.
Το Today’s schedule εμφανίζει customer, service, technician, status, address, visit details και directions μέσω Google Maps.

Ξεκινήστε κάθε εργάσιμη ημέρα από το Dashboard. Διευθετήστε overdue visits και unsent reports πριν δημιουργήσετε νέα χειροκίνητη εργασία.

Customers: δημιουργήστε πρώτα τον πελάτη

Κάθε Pool Profile, Service Plan, Visit, Invoice και portal account συνδέεται τελικά με ένα customer record.

Δημιουργήστε έναν Customer ανά πελάτη που πληρώνει

Μην δημιουργείτε δεύτερο Customer για κάθε πισίνα εκτός αν πρόκειται πραγματικά για διαφορετικές οντότητες τιμολόγησης.

Συμπληρώστε τα στοιχεία επικοινωνίας

Καταχωρίστε σωστό email, τηλέφωνο, service address, city και postal details. Το My Visits χρησιμοποιεί phone και address για Call και Directions.

Ρυθμίστε τα οικονομικά στοιχεία

Προσθέστε στοιχεία ΦΠΑ/φορολογίας και payment terms ώστε τα invoices να έχουν σωστό due date και στοιχεία πελάτη.

Χρησιμοποιήστε έγκυρο email

Το ίδιο customer email χρησιμοποιείται για portal access, Service Reports, reminders και campaigns του Communication Center.

Λανθασμένα ή κοινόχρηστα customer emails μπορεί να εκθέσουν invoices και πληροφορίες υπηρεσίας σε λάθος άτομο. Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση πριν ενεργοποιήσετε portal access.

Pool Profiles και Customer Portal access

Το Pool Profile αποθηκεύει την τεχνική ταυτότητα μιας πισίνας ή τοποθεσίας και τη διατηρεί συνδεδεμένη με τον Customer.

Επιλέξτε τον Customer

Επιλέξτε υφιστάμενο ενεργό Customer. Το profile, τα visits, τα invoices και το portal χρησιμοποιούν αυτή την καρτέλα.

Επιβεβαιώστε το customer email

Το email συγχρονίζεται με τον Customer και πρέπει να είναι έγκυρο πριν ενεργοποιηθεί το portal access.

Ενεργοποιήστε Customer portal access όπου χρειάζεται

Το Odenaro δημιουργεί ή συγχρονίζει το portal account. Αν λειτουργεί το SMTP, τα credentials αποστέλλονται με email· διαφορετικά εμφανίζεται το temporary password στον administrator.

Καταχωρίστε το τεχνικό profile

Καταχωρίστε pool type, volume και unit, surface, sanitizer, filter type, pump type και notes.

Χρησιμοποιήστε ένα profile ανά πισίνα ή location

Customer με δύο πισίνες πρέπει συνήθως να έχει δύο Pool Profiles ώστε κάθε location να διατηρεί δικά του plans, equipment και history.

Το History action ανοίγει το συνδυασμένο Pool Service timeline του Customer.
Η επεξεργασία του Customer παραμένει διαθέσιμη απευθείας από τη λίστα Pool Profiles.
Η διαγραφή Pool Profile διατηρεί τον Customer και τα invoices αλλά αφαιρεί το συγκεκριμένο technical profile.

Service Plans: επαναλαμβανόμενη υπηρεσία και κανόνες χρέωσης

Το Service Plan είναι η λειτουργική συμφωνία που καθορίζει ποια εργασία επαναλαμβάνεται, ποιος την εκτελεί, τι περιλαμβάνεται και πώς χρεώνεται ο Customer.

Δημιουργία επερχόμενων επισκέψεων

Επιλέξτε 4, 8, 12 ή 26 εβδομάδες. Το Odenaro δημιουργεί visits από ενεργά recurring plans και δεν διπλοκαταχωρίζει υφιστάμενες plan dates.

Χρησιμοποιήστε το Monthly Billing Center

Επιλέξτε billing month και δημιουργήστε όλα τα missing fixed-monthly invoices. Τα υφιστάμενα plan invoices του μήνα αναγνωρίζονται και παραλείπονται.

Ελέγξτε πριν τη διαγραφή

Η διαγραφή plan αφαιρεί τον recurring ορισμό. Χρησιμοποιήστε inactive ή pause όταν χρειάζεται να διατηρηθεί το εμπορικό ιστορικό.

Ρύθμιση	Πώς χρησιμοποιείται
Customer και Pool / location	Συνδέστε τη συμφωνία με τον Customer και, όπου υπάρχει, με το συγκεκριμένο Pool Profile.
Όνομα προγράμματος	Χρησιμοποιήστε σαφή εμπορική ονομασία όπως Weekly Pool Care ή Premium Maintenance.
Frequency και service day	Weekly, biweekly, monthly ή custom, μαζί με την κανονική ημέρα υπηρεσίας.
Ανατεθειμένος τεχνικός	Ο technician αντιγράφεται στα generated visits. Μπορεί να αλλάξει αργότερα ανά visit.
Default service και minutes	Χρησιμοποιούνται για αυτόματη συμπλήρωση service description και αναμενόμενης διάρκειας του visit.
Χρέωση ανά επίσκεψη	Το visit μπορεί να δημιουργήσει invoice όταν αποθηκεύεται και είναι ενεργό το Create invoice.
Σταθερή μηνιαία χρέωση	Δημιουργείται ένα monthly invoice από τα Service Plans και όχι από κάθε visit.
Price, VAT και invoice day	Ορίστε το συμφωνημένο ποσό, VAT rate και προτιμώμενη invoice day από 1 έως 28.
Dates, pause και auto-renew	Χρησιμοποιήστε start/end dates, Paused until και Auto-renew ώστε να αποτυπώνεται η πραγματική περίοδος συμφωνίας.
Περιεχόμενο συμφωνίας	Καταχωρίστε included services, included chemicals, extra chemical policy, cancellation notice και πλήρεις όρους.
Προεπιλεγμένη λίστα ελέγχου	Τα επιλεγμένα tasks αντιγράφονται αυτόματα σε κάθε generated visit για σταθερή ποιότητα.

Για τα περισσότερα σταθερά συμβόλαια pool service, χρησιμοποιήστε Fixed monthly billing και δημιουργείτε monthly invoices από το Billing Center. Χρησιμοποιήστε Per visit για ad-hoc ή ξεχωριστά χρεώσιμη εργασία.

My Visits: το ημερήσιο route του technician

Το My Visits είναι η απλοποιημένη οθόνη πεδίου. Ο technician βλέπει μόνο visits που είναι ανατεθειμένα στο technician record που συνδέεται με το συγκεκριμένο login.

Επιλέξτε ημερομηνία και πατήστε Open για φόρτωση του route της ημέρας.
Κάθε card εμφανίζει scheduled time, pool/location, Customer, service, address και current status.
Το Open visit εμφανίζει την πλήρη καρτέλα visit και τις λειτουργικές ενέργειες.
Το Call ανοίγει την ενέργεια τηλεφωνικής κλήσης στο κινητό.
Το Directions ανοίγει το service address στο Google Maps.

Αν το My Visits εμφανίζει «Your login is not linked to a technician», ο administrator πρέπει να συνδέσει τον λογαριασμό στο Pool Settings → Team login accounts.

Pool Calendar: reschedule και cancel προγραμματισμένης εργασίας

Το Calendar ομαδοποιεί τα visits ανά ημέρα για τον επιλεγμένο μήνα και χρησιμοποιείται για office planning και διορθώσεις προγράμματος.

Επιλέξτε μήνα

Χρησιμοποιήστε τον month selector στο πάνω μέρος για φόρτωση του απαιτούμενου προγράμματος.

Ελέγξτε κάθε visit

Η γραμμή δείχνει time, Customer και pool, service, technician και current status.

Επαναπρογραμματισμός

Αλλάξτε visit date και time και πατήστε Save. Cancelled visit που γίνεται reschedule επιστρέφει σε scheduled status.

Ακύρωση

Πατήστε Cancel μόνο όταν το visit δεν πρέπει πλέον να εκτελεστεί. Το visit παραμένει στο history με cancelled status.

Χρησιμοποιήστε το Calendar για αλλαγές ημερομηνίας και ώρας. Χρησιμοποιήστε την οθόνη Visit όταν πρέπει να αλλάξετε και technician, service, checklist ή billing details.

Today’s Route: οδηγίες και ημερήσια σειρά εργασιών

Το Today’s Route δίνει στην ομάδα πρακτική ημερήσια εικόνα των προγραμματισμένων τοποθεσιών και shortcuts για navigation και το visit record.

Επιλέξτε ημερομηνία υπηρεσίας

Φορτώστε την ημέρα που θέλει να ελέγξει ο technician ή το γραφείο.

Ελέγξτε τη σειρά visits

Χρησιμοποιήστε scheduled time, Customer, pool/location και technician για να δείτε την προγραμματισμένη σειρά.

Ανοίξτε directions

Χρησιμοποιήστε το shortcut διεύθυνσης για να ανοίξετε map directions προς τη συγκεκριμένη τοποθεσία.

Ανοίξτε το visit

Μεταβείτε απευθείας στο operational visit record για έναρξη ή ολοκλήρωση της εργασίας πεδίου.

Κρατήστε πλήρεις τις διευθύνσεις Customer και Pool Profile. Τα route/direction shortcuts είναι τόσο ακριβή όσο και η αποθηκευμένη service address.

Work Orders: έκτακτη και επαναλαμβανόμενη συντήρηση

Χρησιμοποιήστε Work Orders για εργασίες συντήρησης που πρέπει να παρακολουθούνται ξεχωριστά από το κανονικό recurring pool visit, με due date, προαιρετική extra charge και recurrence.

Επιλέξτε Customer και Pool

Συνδέστε την εργασία με τον σωστό Customer και, όπου χρειάζεται, Pool Profile.

Επιλέξτε configured type ή Custom

Ένα configured work-order type μπορεί να συμπληρώσει αυτόματα title, default extra charge και recurrence interval.

Ορίστε due date και notes

Καταγράψτε πότε πρέπει να ολοκληρωθεί η εργασία και τις λειτουργικές λεπτομέρειες που χρειάζεται η ομάδα.

Ολοκληρώστε το work order

Όταν ολοκληρώνεται recurring work order, το Odenaro προγραμματίζει το επόμενο με βάση το configured month interval και προστατεύει από duplicate open order στην ίδια due date.

Τα work-order types και τα default charge/recurrence τους διαχειρίζονται από Pool Settings.

Pool Visits: προγραμματισμός και πλήρης καταγραφή υπηρεσίας

Το Visit είναι η κεντρική λειτουργική καταγραφή. Συνδυάζει scheduling, technician assignment, checklist, materials, issues, photo evidence και σύνδεση με billing.

Προγραμματισμένη → Έναρξη Επίσκεψης

Το Start αλλάζει το visit σε in progress και καταγράφει το start timestamp.

Καταγράψτε την εργασία

Ενημερώστε checklist, notes, chargeable items, issues και photos όσο οι πληροφορίες είναι ακόμη ακριβείς.

Ολοκλήρωση Επίσκεψης

Το completion καταγράφει completed timestamp και καθιστά το visit έτοιμο για τελικό report και billing review.

Reopen μόνο όταν απαιτείται διόρθωση

Completed visit μπορεί να γίνει reopen από το Visit Details όταν πρέπει να διορθωθεί εργασία ή evidence.

Περιοχή Visit	Τι ελέγχει
Customer, pool και plan	Συνδέει την εργασία με τον σωστό Customer, Pool Profile και εμπορική συμφωνία.
Date, status και next visit	Ελέγχει πότε εκτελείται η εργασία, το workflow status και την αναμενόμενη next service date.
Technician, service και duration	Αναθέτει ευθύνη και καταγράφει τον τύπο και τη διάρκεια εργασίας.
Δημιουργία τιμολογίου	Διαθέσιμο για per-visit plans. Τα fixed monthly plans πρέπει να τιμολογούνται από τα Service Plans.
Λίστα εργασιών	Επιβεβαιώνει τα tasks που εκτελέστηκαν. Τα generated visits κληρονομούν το default checklist του plan.
Χημικά που προστέθηκαν	Καταχωρίστε chemical, quantity, unit, cost, notes και αν είναι chargeable.
Parts και materials used	Καταχωρίστε quantity, unit, internal cost, invoice price και αν το item πρέπει να χρεωθεί.
Issues και follow-up	Δημιουργήστε issue με type, action, estimated amount, status και προαιρετικό customer approval.
Φωτογραφίες	Χρησιμοποιήστε general gallery μέχρι 5 photos ή ενεργοποιήστε ακριβώς μία Before και μία After photo για side-by-side report.

Μην ενεργοποιείτε Create invoice για fixed monthly plan. Το σύστημα διαχωρίζει σκόπιμα το monthly plan billing από τα individual visits για αποφυγή επαναλαμβανόμενων χρεώσεων.

Visit Details και Service Reports

Το Visit Details είναι η τελική οθόνη λειτουργικού ελέγχου. Συγκεντρώνει το service record και δίνει άμεσες ενέργειες για status, edit, PDF, email και invoice review.

Start, Complete ή Reopen του visit ανάλογα με το current status.
Ανοίξτε Edit όταν χρειάζεται διόρθωση σε checklist, notes, chemicals, materials, issues ή photos.
Το PDF Report δημιουργεί customer-ready service document.
Το Email Report στέλνει το report στο customer email και απαιτεί λειτουργικό SMTP.
Όταν το customer email είναι κενό, το Email Report είναι disabled μέχρι να διορθωθεί η καρτέλα Customer.
Linked invoice εμφανίζεται απευθείας στο Visit Details για financial follow-up.
Το report μπορεί να περιλαμβάνει completed tasks, linked readings, chemicals, issues, notes και gallery ή Before/After photos.

Πριν την αποστολή, ελέγξτε μία φορά το PDF. Έτσι εντοπίζονται λανθασμένα customer details, missing photos ή incomplete notes πριν τα λάβει ο Customer.

Pool Readings και target ranges

Το Pool Readings διατηρεί dated water-chemistry history και συγκρίνει βασικές τιμές με τα target ranges που έχουν ρυθμιστεί στο Pool Settings.

Επιλέξτε Customer ή related visit

Όπου είναι δυνατό, επιλέξτε Related visit. Το Odenaro αντιστοιχίζει αυτόματα τον Customer και χρησιμοποιεί τη σύνδεση visit σε reports και history.

Καταχωρίστε reading date

Χρησιμοποιήστε την πραγματική ημερομηνία μέτρησης, συνήθως την ίδια με το visit.

Καταχωρίστε chemistry values

Διατίθενται Free Chlorine, Total Chlorine, pH, Alkalinity, CYA, Salt και Temperature.

Προσθέστε action notes

Περιγράψτε water condition, corrective action ή οτιδήποτε πρέπει να φαίνεται στο visit record.

Ελέγξτε status

Το Odenaro επισημαίνει Balanced ή Check κυρίως βάσει των configured ranges για Free Chlorine και pH.

Ρυθμίστε τα normal target ranges της εταιρείας πριν καταχωρίσετε live readings. Διαφορετικά οι technicians μπορεί να βλέπουν warnings βάσει ακατάλληλων defaults.

Issues, customer approval, quotes και follow-up

Χρησιμοποιήστε Issue για οποιαδήποτε βλάβη, repair, πρόσθετο κόστος ή ενέργεια που πρέπει να παραμείνει ανοικτή μετά το αρχικό visit.

Πρόβλημα → Σύνδεσμος έγκρισης → Απάντηση πελάτη → Προσφορά → Επαναληπτική επίσκεψη → Επισκευή → Τιμολόγιο → Επιλυμένο

Φιλτράρετε Active, Resolved ή All issues.
Χρησιμοποιήστε Open, Waiting, Scheduled και Resolved statuses ώστε να φαίνεται η πραγματική επόμενη ενέργεια.
Ορίστε due date και καταγράψτε resolution ή follow-up notes.
Το Open visit επιστρέφει στο αρχικό service record.
Το Create follow-up visit ξεκινά νέο visit για τον ίδιο Customer.
Το Approval link δημιουργεί ασφαλές customer link με επιλογές Approve, Decline και Contact me, μαζί με optional note.
Το Create quote ετοιμάζει linked quote από το issue και αποτρέπει επαναλαμβανόμενη δημιουργία όταν υπάρχει ήδη quote.

Μην σημειώνετε Issue ως Resolved μόνο επειδή στάλθηκε quote. Κλείστε το μόνο αφού ολοκληρωθεί ή τερματιστεί επίσημα η απαιτούμενη ενέργεια.

Εξοπλισμός Πισίνας

Τα equipment records διατηρούν σημαντικά asset details διαθέσιμα πριν από inspections, repairs, warranty claims και replacements.

Επιλέξτε Customer και καταχωρίστε equipment type, όπως Pump, Filter, Heater ή Controller.
Καταχωρίστε brand, model και serial number ακριβώς όπως εμφανίζονται στην πινακίδα του equipment.
Χρησιμοποιήστε Installed και Warranty until dates για service και warranty decisions.
Χρησιμοποιήστε Notes για capacity, configuration, known faults ή installation details.
Θέστε equipment ως Inactive όταν αντικατασταθεί ή αφαιρεθεί μόνιμα αντί να διαγράψετε αμέσως χρήσιμο history.

Ιστορικό Επισκευών & Εξοπλισμού

Η οθόνη δημιουργεί dated maintenance history για equipment που έχει ήδη καταχωριστεί στο Pool Equipment.

Επιλέξτε equipment

Η επιλογή προσδιορίζει τον Customer και το συγκεκριμένο asset. Δημιουργήστε πρώτα το equipment record αν δεν είναι διαθέσιμο.

Επιλέξτε action

Inspection, Repair, Part replacement, Cleaning ή Warranty claim.

Καταχωρίστε date και cost

Χρησιμοποιήστε την πραγματική action date και internal ή service cost σύμφωνα με τη διαδικασία της εταιρείας.

Ορίστε Next service

Χρησιμοποιήστε το για follow-up inspection ή preventive maintenance planning.

Γράψτε χρήσιμη description

Καταγράψτε τι έγινε inspect, diagnose, repair ή replace και οποιαδήποτε recommendation για το επόμενο visit.

Invoices και Pool Service billing

Το Pool Service χρησιμοποιεί την κανονική οικονομική περιοχή του Odenaro, ώστε recurring service, visit charges, quotes, credit notes και payment status να παραμένουν σε ένα invoice history.

Φιλτράρετε βάσει date, Customer, status, document type και search text.
Τα document types περιλαμβάνουν Invoice, Quote/Offer και Credit Note.
Χρησιμοποιήστε Edit για έλεγχο Customer, items, VAT, discount, due date και totals.
Ανοίξτε PDF για το τελικό printable document.
Στείλτε reminder emails μόνο αφού ελεγχθεί το SMTP και είναι σωστό το customer email.
Χρησιμοποιήστε Mark Paid μόνο μετά την επιβεβαίωση πληρωμής ή βασιστείτε στα automatic status updates όταν είναι ενεργές οι online payments.
Για πολλές επιβεβαιωμένες εισπράξεις, χρησιμοποιήστε τη Μαζική Εξόφληση για να επιλέξετε τα απαιτούμενα ανοικτά τιμολόγια και να τα επεξεργαστείτε σε ουρά ανά 10. Η οθόνη κρατά ορατές μόνο τις 5 πιο πρόσφατες μαζικές εργασίες και το Ιστορικό ανοίγει ολόκληρο το ιστορικό σε σελίδες.
Αν είναι ενεργή η Αυτόματη επιβεβαίωση πληρωμής με Mark Paid στις Ρυθμίσεις → Email, τόσο το απλό Mark Paid όσο και η Μαζική Εξόφληση βάζουν στην ουρά email επιβεβαίωσης πληρωμής με νέο PDF τιμολογίου.

Περίπτωση billing	Σωστή ενέργεια
Σταθερή μηνιαία συντήρηση	Ανοίξτε Service Plans → Monthly Billing Center → επιλέξτε μήνα → generate missing invoices.
Υπηρεσία ανά επίσκεψη	Ενεργοποιήστε Create invoice στο Visit όταν η επίσκεψη πρέπει να χρεωθεί.
Repair που απαιτεί approval	Create Issue → approval link → quote → follow-up work → invoice μετά την ολοκλήρωση.
Χειροκίνητη έξτρα χρέωση	Δημιουργήστε ή επεξεργαστείτε invoice απευθείας και προσθέστε τα απαιτούμενα items.

Πριν δημιουργήσετε monthly invoices, επιλέξτε το σωστό billing month και ελέγξτε τυχόν manual invoices που εκδόθηκαν ήδη για την ίδια περίοδο υπηρεσίας.

Communication Center: campaigns, queue και delivery history

Το Communication Center στέλνει bulk ή targeted plain-text emails μέσω του SMTP του subscriber και διατηρεί delivery record για κάθε recipient.

Δημιουργήστε campaign

Καταχωρίστε εσωτερικό Campaign name, customer-facing Subject και Body.

Επιλέξτε recipients

Για Pool Service, επιλέξτε All active customers ή Manual email addresses. Μόνο ενεργοί Customers με έγκυρα μη κενά emails μπαίνουν στην queue.

Χρησιμοποιήστε σωστά τα manual addresses

Καταχωρίστε ένα email ανά γραμμή ή χωρίστε διευθύνσεις με commas ή semicolons. Invalid values αγνοούνται και duplicates αφαιρούνται.

Χρησιμοποιήστε placeholders

Τα διαθέσιμα business placeholders περιλαμβάνουν {name}, {company_name}, {school_name} και {portal_link}.

Στείλτε πρώτα πραγματικό test

Καταχωρίστε τη δική σας διεύθυνση στο Test email address και πατήστε Send test. Στέλνει άμεσα μόνο σε αυτή τη διεύθυνση και δεν την προσθέτει στο campaign.

Προγραμματίστε την αποστολή

Πατήστε Προγραμματισμός αποστολής. Το Odenaro συνεχίζει αυτόματα την αποστολή στο παρασκήνιο, χωρίς να χρειάζεται να παραμείνει ανοικτό το πρόγραμμα περιήγησης.

Παρακολουθήστε το delivery

Χρησιμοποιήστε τα status cards, το Campaigns table και το email history για sent, pending, retrying, processing, failed ή cancelled messages.

Κάντε retry στα failures

Failed messages μπορούν να γίνουν retry ξεχωριστά ή με Retry failed. Το Odenaro εκτελεί επίσης ελεγχόμενα automatic retries πριν το final failure.

Κάντε edit με προσοχή

Μπορείτε να επεξεργαστείτε μια καμπάνια όταν δεν αποστέλλονται εκείνη τη στιγμή μηνύματα. Οι εκκρεμείς ή αποτυχημένες αποστολές ενημερώνονται με το νέο περιεχόμενο της καμπάνιας.

Κατάσταση ουράς	Σημασία	Προτεινόμενη ενέργεια
Pending	Αναμένει το επόμενο sending batch.	Καμία ενέργεια εκτός αν πρέπει να γίνει cancel.
Retrying	Προηγούμενη προσπάθεια απέτυχε και το Odenaro προγραμμάτισε νέα προσπάθεια.	Ελέγξτε SMTP μόνο αν πολλά messages παραμένουν retrying.
Processing	Το current batch έχει δεσμεύσει το message για delivery.	Περιμένετε το αποτέλεσμα· μην κάνετε συνεχώς edit το campaign.
Sent	Το SMTP αποδέχτηκε το email για delivery.	Καμία ενέργεια. Τα provider logs δίνουν βαθύτερες delivery details.
Failed	Επαναλαμβανόμενες προσπάθειες delivery απέτυχαν.	Διαβάστε Last error, διορθώστε SMTP ή recipient details και μετά Retry.
Cancelled	Το μήνυμα της ουράς σταμάτησε σκόπιμα πριν από την αποστολή.	Δημιουργήστε ή προγραμματίστε νέα καμπάνια μόνο όταν πρέπει πραγματικά να σταλεί ξανά.

Πριν από πραγματική καμπάνια, στείλτε ελεγχόμενο test στη δική σας διεύθυνση και επιβεβαιώστε SMTP, στοιχεία αποστολέα, στοιχεία παραληπτών και το τελικό μήνυμα. Τα demo/training workspaces δημιουργούνται χειροκίνητα από το Odenaro και δεν χρησιμοποιούν δημόσια κοινόχρηστα credentials.

Πύλη Πελάτη: Πίνακας Πελάτη

Το Customer Portal είναι απομονωμένο από την περιοχή administrator. Κάθε portal user βλέπει μόνο δεδομένα του linked Customer.

Η welcome area προσδιορίζει το customer account.
Τα KPIs δείχνουν total invoices, outstanding balance και latest invoice.
Το Payment Overview συγκρίνει paid και unpaid invoices.
Το Outstanding Trend δείχνει το current amount due.
Το Recent Invoices δίνει γρήγορη πρόσβαση στα current documents.
Το navigation δίνει πρόσβαση σε Invoices, Pool Service και secure account options.

Κατά το onboarding Customer, ζητήστε να αλλάξει το temporary password μετά το πρώτο login και να διατηρεί το portal email υπό τον έλεγχό του.

Customer Portal invoices και online payments

Η σελίδα My Invoices δίνει στον Customer σαφές invoice history χωρίς να εκθέτει άλλους Customers ή internal administration data.

Φιλτράρετε invoices με All, Paid ή Unpaid.
Δείτε invoice number, date, total και payment status.
Ανοίξτε το PDF copy κάθε invoice.
Όταν το workspace περιλαμβάνει Online Payments και το invoice είναι unpaid, ο Customer μπορεί να χρησιμοποιήσει Pay online.
Η επιτυχημένη online payment ενημερώνει το invoice status στο Odenaro.

Οι online payments απαιτούν το σωστό annual package και ολοκληρωμένο Stripe connection. Το Odenaro δεν αποθηκεύει card details· το Stripe διαχειρίζεται checkout, verification, payouts και disputes.

Πύλη Πελάτη: Επισκέψεις Pool Service

Η περιοχή Pool Service δίνει στον Customer διαφανή τεκμηρίωση completed και scheduled service.

Φιλτράρετε All, Completed ή Scheduled visits.
Δείτε date, service, related plan, technician και status.
Τα Records badges δείχνουν πόσα readings και photos συνδέονται με κάθε visit.
Το View ανοίγει τα πλήρη customer-facing visit details.
Ο Customer μπορεί να ελέγξει checklist, readings, chemicals, issues, notes, photos και downloadable PDF report όπου είναι διαθέσιμο.

Ισορροπία Νερού & Υπολογιστές

Η σελίδα calculators βοηθά την ομάδα να υπολογίζει pool volume, να ελέγχει LSI-style water balance και να εκτιμά chemical dose ή αναμενόμενη μεταβολή reading με βάση τους configured product rules.

Επιλέξτε Pool Profile για φόρτωση αποθηκευμένου volume και των τελευταίων διαθέσιμων chemistry values όπου υπάρχουν.
Χρησιμοποιήστε volume calculator όταν το pool volume δεν είναι ήδη γνωστό ή αποθηκευμένο.
Χρησιμοποιήστε LSI inputs όπως pH, alkalinity, calcium hardness, temperature, TDS/salt και CYA σύμφωνα με τα calculator fields.
Το Dose Calculator χρησιμοποιεί selected chemical product, pool volume, current reading, target reading και configured effect factor.
Το Impact Calculator εκτιμά την approximate μεταβολή reading από συγκεκριμένη ποσότητα προϊόντος.

Τα calculator results είναι λειτουργικές εκτιμήσεις με βάση stored volume, measurement units και product-effect configuration. Επιβεβαιώστε product labels, τις διαδικασίες της επιχείρησης και πραγματικές μετρήσεις πριν από dosing.

Pool Settings: readings, chemicals, checklists και service catalogues

Το Pool Settings ελέγχει τα operational defaults που χρησιμοποιούν οι technicians και τους υπολογισμούς που εμφανίζονται σε όλο το Pool Service workspace.

Περιοχή ρύθμισης	Τι ελέγχει
Σύστημα μέτρησης	Metric ή US units για τα σχετικά pool fields και calculators.
Reading visibility και target ranges	Ποια readings εμφανίζονται και τα min/max targets που χρησιμοποιούνται για operational status και calculator targets.
Κατάλογος χημικών / προϊόντων	Product name, Metric/US units, affected parameter, effect rule, active status και default chlorine product/strength όπου εφαρμόζεται.
Λίστα ελέγχου επίσκεψης	Reusable service tasks που μπορούν να αντιγραφούν σε Service Plans και Visits.
Τύποι εντολών εργασίας	Reusable maintenance types με default charge και default recurrence interval σε μήνες.
Τεχνικοί & συνδέσεις ομάδας	Technician records και linked Manager/Technician accounts που χρησιμοποιούνται από My Visits και route access.
Πρότυπα WhatsApp	Προαιρετικά pre-visit και post-visit message templates όταν η επιχείρηση χρησιμοποιεί το WhatsApp workflow.

Κοινά εργαλεία Odenaro

Το Pool Service περιλαμβάνει επίσης το κοινό επίπεδο τιμολόγησης και επικοινωνίας του Odenaro. Προαιρετικές business ενότητες μπορούν να εμφανιστούν από το Sidebar Visibility όταν τις χρειάζεται η επιχείρηση.

Εργαλείο	Πώς χρησιμοποιείται
Τιμολόγια	Δημιουργία, επεξεργασία, αποστολή και εκτύπωση invoices, καταχώριση κατάστασης πληρωμής και χρήση payment reminders. Τα Pool visits ή τα monthly Service Plans μπορούν να τροφοδοτούν τη ροή τιμολόγησης.
Κέντρο Επικοινωνίας	Έλεγχος queued/sent επικοινωνιών πελατών και χρήση των διαθέσιμων date filters για παρακολούθηση της δραστηριότητας αποστολών.
Πελάτες	Οι Pool Service customer pages είναι η βασική λειτουργική πηγή για τις καρτέλες πισίνας. Αν ενεργοποιηθεί το κοινό sidebar Customers, χρησιμοποιήστε το ως πρόσθετη business/contact προβολή της ίδιας πελατειακής βάσης.
Προμηθευτές	Προαιρετικό μητρώο προμηθευτών για επιχειρήσεις που θέλουν στοιχεία αγορών/επικοινωνίας μαζί με το Pool Service.
Προϊόντα / Υπηρεσίες	Προαιρετικός κατάλογος επαναχρησιμοποιούμενων εμπορικών ειδών και υπηρεσιών.
Αποθήκη / Απόθεμα	Προαιρετική παρακολούθηση stock όταν η επιχείρηση θέλει inventory πέρα από την pool-specific καταγραφή chemicals/materials μέσα στο visit.
Λογιστική	Προαιρετική καταχώριση εσόδων/εξόδων και accounting categories για εσωτερική οικονομική παρακολούθηση.
Ορατότητα Πλευρικού Μενού	Χρησιμοποιήστε τα Settings για εμφάνιση ή απόκρυψη των προαιρετικών κοινών ενοτήτων Dashboard, Customers, Suppliers, Products / Services, Warehouse και Accounting χωρίς διαγραφή δεδομένων.

Το Pool Service ξεκινά με focused vertical sidebar. Η ενεργοποίηση προαιρετικής κοινής ενότητας αλλάζει μόνο την ορατότητα του navigation και δεν αλλάζει το αγορασμένο product type.

Προτεινόμενες λειτουργικές ρουτίνες

Οι σταθερές ρουτίνες μειώνουν duplicate billing, missing evidence και ξεχασμένο follow-up.

Πότε	Προτεινόμενη ρουτίνα
Νέος Customer	Customer → verify email/address → Pool Profile → portal access όπου χρειάζεται → Service Plan → generate visits.
Αρχή ημέρας	Dashboard → review overdue και today’s visits → confirm technician assignments → technicians ανοίγουν My Visits.
Κατά την υπηρεσία	Start Visit → checklist → readings linked to visit → chemicals/materials → issue όπου απαιτείται → photos → Complete.
Μετά την υπηρεσία	Έλεγχος λεπτομερειών επίσκεψης → προεπισκόπηση PDF → αποστολή αναφοράς με email → επιβεβαίωση τρόπου τιμολόγησης → έλεγχος αναφορών που δεν στάλθηκαν.
Ροή επισκευής	Πρόβλημα → έγκριση πελάτη → προσφορά → επαναληπτική επίσκεψη → ιστορικό εξοπλισμού → τιμολόγιο → χαρακτηρισμός προβλήματος ως επιλυμένου.
Μηνιαία τιμολόγηση	Προγράμματα Συντήρησης → επιλογή μήνα → δημιουργία ελλειπόντων σταθερών μηνιαίων τιμολογίων → έλεγχος συνόλων → αποστολή υπενθυμίσεων → έλεγχος ανεξόφλητων.
Καμπάνια επικοινωνίας	Confirm SMTP → create campaign → send real test → queue → monitor Sent/Failed → retry μόνο μετά τη διόρθωση errors.

Troubleshooting και έλεγχος ρίσκων

Χρησιμοποιήστε αυτούς τους ελέγχους πριν αναφέρετε system fault. Τα περισσότερα λειτουργικά προβλήματα προέρχονται από missing links, incomplete customer data ή SMTP configuration.

Πρόβλημα	Πιθανότερη αιτία	Διορθωτική ενέργεια
Ο technician δεν βλέπει visits	Το login δεν είναι linked, το visit είναι assigned σε άλλο technician ή έχει επιλεγεί λάθος date.	Ελέγξτε Pool Settings → Team login accounts και μετά visit technician και My Visits date.
Δεν ενεργοποιείται το portal	Missing/invalid email ή το email χρησιμοποιείται ήδη από άλλο portal account.	Διορθώστε το customer email και βεβαιωθείτε ότι είναι unique.
Το Report email button είναι disabled	Η καρτέλα Customer δεν έχει email.	Προσθέστε valid email στον Customer και ανοίξτε ξανά το Visit Details.
Το SMTP test δεν συνδέεται	Λάθος host, mismatch port/encryption, firewall ή provider restriction.	Συγκρίνετε settings με τον provider, συνήθως 587/TLS ή 465/SSL, και κάντε retry.
Τα SMTP credentials απορρίπτονται	Λάθος username/key, χρήση API key αντί SMTP key ή expired credential.	Δημιουργήστε ή αντιγράψτε νέο SMTP credential και ενημερώστε το Odenaro.
Campaign messages αποτυγχάνουν	SMTP problem, unauthorized From email ή invalid recipient.	Διαβάστε Last error, κάντε SMTP test, στείλτε real test και retry μόνο μετά τη διόρθωση.
Ανησυχία για duplicate monthly charge	Μπορεί να υπάρχει manual invoice εκτός του plan link.	Ελέγξτε τη λίστα Invoices για τον Customer και τον μήνα πριν κάνετε generate billing.
Το reading status φαίνεται λάθος	Τα target ranges ή units δεν ρυθμίστηκαν για την εταιρεία.	Ανοίξτε Pool Settings και διορθώστε min/max ranges και measurement units.

Πριν διαγράψετε plans, profiles, equipment ή visits, εξετάστε αν τα Inactive, Pause ή Cancel διατηρούν πιο χρήσιμο audit trail.

Ασφάλεια, πρόσβαση παρουσίασης και συνδρομή

Χρησιμοποιήστε ξεχωριστούς λογαριασμούς, verified email infrastructure και customer-specific portal access για προστασία operational και financial data.

Δώστε ξεχωριστό login σε κάθε εργαζόμενο· μην μοιράζεστε το administrator password.
Χρησιμοποιήστε Manager μόνο για προσωπικό που χρειάζεται operational administration.
Χρησιμοποιήστε Technician για field staff και συνδέστε κάθε account με ένα technician record.
Ενεργοποιήστε Customer Portal μόνο αφού επιβεβαιώσετε το σωστό customer email.
Αλλάζετε SMTP keys όταν αλλάζει προσωπικό ή provider και μην επαναχρησιμοποιείτε personal passwords.
Τα demo/training workspaces είναι κανονικά Odenaro workspaces που δημιουργούνται χειροκίνητα για συγκεκριμένη αξιολόγηση· τα demo credentials δεν δημοσιεύονται ανοικτά και η πρόσβαση πρέπει να δίνεται μόνο στον προοριζόμενο αξιολογητή.
Το trial παρέχει προσωρινή product access. Η συνέχιση live χρήσης απαιτεί ενεργό Pool Service annual subscription.
Οι online invoice payments απαιτούν Pool Service package που περιλαμβάνει Online Payments και connected Stripe account.

Έτοιμοι να δοκιμάσετε την πλήρη ροή;

Ζητήστε καθοδηγούμενη παρουσίαση για να δείτε την τρέχουσα ροή Pool Service ή δημιουργήστε trial workspace όταν προσφέρεται trial access. Τα demo credentials δεν δημοσιεύονται ανοικτά.

Ζητήστε παρουσίαση Έναρξη δωρεάν trial