Πώς λειτουργεί το Odenaro Pool Service

Το Odenaro διατηρεί συνδεδεμένα σε έναν χώρο τον πελάτη, την πισίνα, την επαναλαμβανόμενη συμφωνία, την εργασία πεδίου, την τεκμηρίωση υπηρεσίας, την τιμολόγηση και την πρόσβαση πελάτη.

Customer → Pool Profile → Technician → Service Plan → Generated Visit → Εργασία πεδίου → Service Report → Invoice → Customer Portal / Online Πληρωμή

1. Ρυθμίστε τον χώρο εργασίας

Καταχωρίστε τα στοιχεία εταιρείας και ΦΠΑ, ρυθμίστε το SMTP, ορίστε τα επιθυμητά όρια μετρήσεων νερού και δημιουργήστε λογαριασμούς ομάδας.

2. Δημιουργήστε την καρτέλα πελάτη

Δημιουργήστε πρώτα τον Customer και μετά ξεχωριστό Pool Profile για κάθε πισίνα, spa ή τοποθεσία εξυπηρέτησης.

3. Δημιουργήστε επαναλαμβανόμενη εργασία

Δημιουργήστε Service Plan, αναθέστε πισίνα και technician, επιλέξτε συχνότητα, checklist και τρόπο χρέωσης και μετά δημιουργήστε τα επερχόμενα visits.

4. Ολοκληρώστε την εργασία πεδίου

Ο technician ανοίγει το My Visits, ξεκινά το visit, καταγράφει εργασία, readings, chemicals, materials, issues και photos και ολοκληρώνει την υπηρεσία.

5. Report, invoice και επικοινωνία

Στείλτε το Service Report, εκδώστε το σωστό invoice, παρακολουθήστε τις αποστολές στο Communication Center και δώστε πρόσβαση στο Customer Portal.

Προτεινόμενη σειρά για νέο λογαριασμό: Settings → SMTP → Pool Settings → Customers → Pool Profiles → Service Plans → Generate Visits.

Checklist αρχικής ρύθμισης

Ολοκληρώστε τα πιο κάτω πριν η ομάδα αρχίσει να καταχωρίζει πραγματική εργασία.

Περιοχή	Τι πρέπει να ρυθμιστεί	Γιατί είναι σημαντικό
Στοιχεία εταιρείας	Όνομα εταιρείας, διεύθυνση, email, τηλέφωνο, νόμισμα, ΦΠΑ και αρίθμηση εγγράφων.	Τα στοιχεία εμφανίζονται σε invoices, reports και emails πελατών.
SMTP	Host, port, username, SMTP password/key, From email και encryption.	Απαιτείται για portal credentials, reports, reminders, campaigns και test emails.
Pool Settings	Target ranges, temperature unit, volume unit και technicians.	Ελέγχει τις προειδοποιήσεις readings και τα ονόματα που είναι διαθέσιμα για ανάθεση.
Team logins	Δημιουργήστε usernames manager ή technician και συνδέστε τα technician logins με το σωστό technician record.	Χωρίς τη σύνδεση, ο technician δεν βλέπει τις ανατεθειμένες εργασίες στο My Visits.
Στοιχεία πελατών	Email, τηλέφωνο, πλήρης διεύθυνση, payment terms και φορολογικά στοιχεία.	Χρησιμοποιούνται για calls, directions, portal access, reports και invoices.

Μην ξεκινήσετε μαζική επικοινωνία πριν κάνετε SMTP connection test και πραγματικό test email σε διεύθυνση που ελέγχετε.

Ρόλοι, technicians και λογαριασμοί ομάδας

Το technician record και το technician login είναι δύο διαφορετικά στοιχεία. Απαιτούνται και τα δύο όταν ο technician πρέπει να συνδέεται και να χρησιμοποιεί το My Visits.

Βήμα 1 — Δημιουργήστε το technician record

Ανοίξτε Pool Settings. Στην ενότητα Technicians καταχωρίστε Name, Email, Phone και προαιρετικά Notes. Αφήστε ενεργό το Active και πατήστε το κουμπί με το σύμβολο συν.

Βήμα 2 — Δημιουργήστε το login account

Στην ενότητα Team login accounts καταχωρίστε μοναδικό Username, Email και προσωρινό password τουλάχιστον 8 χαρακτήρων.

Βήμα 3 — Επιλέξτε τον σωστό ρόλο

Επιλέξτε Technician για προσωπικό πεδίου ή Manager για λειτουργική διαχείριση.

Βήμα 4 — Συνδέστε τον technician

Για Technician login, επιλέξτε το ίδιο άτομο στο Linked technician. Αυτή η σύνδεση φιλτράρει το My Visits ώστε να εμφανίζει μόνο τις ανατεθειμένες εργασίες του technician.

Βήμα 5 — Δοκιμάστε τον λογαριασμό

Συνδεθείτε με το νέο username, ανοίξτε My Visits και επιβεβαιώστε ότι εμφανίζονται μόνο τα σωστά ανατεθειμένα visits.

Ρόλος	Κύρια πρόσβαση	Προτεινόμενη χρήση
Subscriber / Admin	Πλήρης χώρος εργασίας, Settings, billing, reports, users, portal και payments.	Ιδιοκτήτης ή κύριος διαχειριστής.
Manager	Λειτουργικές σελίδες Pool Service, planning, technicians, visits, issues, reports και billing.	Office manager, service manager ή supervisor.
Technician	Ανατεθειμένα ημερήσια visits και τα εργαλεία Pool Service που απαιτούνται για εργασία πεδίου.	Field technician. Συνδέστε το login με το αντίστοιχο technician record.
Customer portal user	Μόνο τα invoices, balance, pool visits, reports και photos του συγκεκριμένου πελάτη.	Πρόσβαση πελάτη. Δημιουργείται από τα Pool Profiles όταν ενεργοποιηθεί το portal access.

Η δημιουργία μόνο technician record επιτρέπει την ανάθεση αλλά δεν δημιουργεί login access. Η δημιουργία μόνο login χωρίς σύνδεση εμφανίζει προειδοποίηση και δεν δείχνει ανατεθειμένο route.

Pool Service Settings με reading ranges, technicians και team login accounts — Pool Service Settings: πρώτα δημιουργήστε το technician record και μετά δημιουργήστε και συνδέστε το login account.

Σωστή ρύθμιση SMTP

Το SMTP είναι η σύνδεση αποστολής email που χρησιμοποιεί το Odenaro. Ρυθμίστε το πριν στείλετε portal passwords, service reports, reminders ή campaigns από το Communication Center.

Διαδρομή: Settings → Email → SMTP settings

1. Καταχωρίστε τα credentials του provider

Χρησιμοποιήστε τις τιμές από τη σελίδα transactional email ή SMTP του provider και όχι τις ρυθμίσεις εισερχόμενης αλληλογραφίας.

2. Εκτελέστε Test SMTP Connection

Αυτό ελέγχει server, port, encryption και credentials. Επιβεβαιώνει τη σύνδεση αλλά δεν στέλνει email.

3. Πατήστε Save Settings

Το επιτυχημένο connection test δεν αντικαθιστά την αποθήκευση. Αποθηκεύστε τη σελίδα μετά το επιτυχημένο test.

4. Στείλτε πραγματικό test email

Ανοίξτε Communication Center, καταχωρίστε το δικό σας email στο Test email address και πατήστε Send test. Επιβεβαιώστε την παραλαβή και ελέγξτε το spam folder.

5. Επιβεβαιώστε το domain authentication

Ρυθμίστε SPF και DKIM μέσω του provider και κατά προτίμηση DMARC για καλύτερο deliverability και προστασία domain.

Πεδίο	Τι καταχωρίζετε	Σημαντικός έλεγχος
SMTP host	Τον outgoing server που δίνει ο email provider.	Μην καταχωρίσετε website URL ή IMAP/POP server.
SMTP port	Συνήθως 587 για TLS/STARTTLS ή 465 για SSL.	Το port πρέπει να αντιστοιχεί στο επιλεγμένο encryption.
SMTP username	Το SMTP login που δίνει ο provider· μπορεί να διαφέρει από το From email.	Αντιγράψτε το ακριβώς, μαζί με ολόκληρο το domain όπου απαιτείται.
SMTP password	Το SMTP password ή SMTP key που δημιουργεί ο provider.	Χρησιμοποιήστε SMTP key όταν προσφέρεται· όχι API key.
From email	Μια verified sender address στο domain της επιχείρησης.	Πρέπει να είναι εξουσιοδοτημένο από τον SMTP provider για αποφυγή απόρριψης ή spam.
Encryption	TLS με port 587, SSL με port 465 ή None μόνο όταν το απαιτεί ρητά ο provider.	Μην συνδυάζετε port 587 με SSL ή port 465 με TLS εκτός αν το ζητά ρητά ο provider.

Παράδειγμα Brevo	Τιμή στο Odenaro
SMTP host	smtp-relay.brevo.com
Port / encryption	587 / TLS
Username	Brevo SMTP login
Password	Brevo SMTP key, όχι API key
From email	Sender που είναι verified στο Brevo

Μην εμφανίζετε ποτέ το κύριο mailbox password σε screenshots ή support messages. Αποθηκεύστε μόνο το SMTP credential του provider στο Odenaro και αλλάξτε το άμεσα αν εκτεθεί.

Pool Service Dashboard

Το Dashboard είναι η καθημερινή οθόνη ελέγχου του manager. Επισημαίνει τις εργασίες που χρειάζονται άμεση προσοχή και δίνει λειτουργικά shortcuts.

Today’s visits: όλα τα visits που είναι προγραμματισμένα για τη σημερινή ημερομηνία.
Completed today: visits που έχουν ήδη σημειωθεί ως completed.
Overdue: προηγούμενα visits που δεν είναι completed ή cancelled.
Active plans: τα ενεργά επαναλαμβανόμενα Service Plans.
Open issues: issues που δεν έχουν ακόμη σημειωθεί ως resolved.
Reports not sent: completed visits χωρίς καταγεγραμμένη αποστολή report email.
Το Today’s schedule εμφανίζει customer, service, technician, status, address, visit details και directions μέσω Google Maps.

Ξεκινήστε κάθε εργάσιμη ημέρα από το Dashboard. Διευθετήστε overdue visits και unsent reports πριν δημιουργήσετε νέα χειροκίνητη εργασία.

Pool Service Dashboard — Dashboard KPIs, quick actions και σημερινό πρόγραμμα.

Customers: δημιουργήστε πρώτα τον πελάτη

Κάθε Pool Profile, Service Plan, Visit, Invoice και portal account συνδέεται τελικά με ένα customer record.

Δημιουργήστε έναν Customer ανά πελάτη που πληρώνει

Μην δημιουργείτε δεύτερο Customer για κάθε πισίνα εκτός αν πρόκειται πραγματικά για διαφορετικές οντότητες τιμολόγησης.

Συμπληρώστε τα στοιχεία επικοινωνίας

Καταχωρίστε σωστό email, τηλέφωνο, service address, city και postal details. Το My Visits χρησιμοποιεί phone και address για Call και Directions.

Ρυθμίστε τα οικονομικά στοιχεία

Προσθέστε στοιχεία ΦΠΑ/φορολογίας και payment terms ώστε τα invoices να έχουν σωστό due date και στοιχεία πελάτη.

Χρησιμοποιήστε έγκυρο email

Το ίδιο customer email χρησιμοποιείται για portal access, Service Reports, reminders και campaigns του Communication Center.

Λανθασμένα ή κοινόχρηστα customer emails μπορεί να εκθέσουν invoices και πληροφορίες υπηρεσίας σε λάθος άτομο. Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση πριν ενεργοποιήσετε portal access.

Pool Profiles και Customer Portal access

Το Pool Profile αποθηκεύει την τεχνική ταυτότητα μιας πισίνας ή τοποθεσίας και τη διατηρεί συνδεδεμένη με τον Customer.

Επιλέξτε τον Customer

Επιλέξτε υφιστάμενο ενεργό Customer. Το profile, τα visits, τα invoices και το portal χρησιμοποιούν αυτή την καρτέλα.

Επιβεβαιώστε το customer email

Το email συγχρονίζεται με τον Customer και πρέπει να είναι έγκυρο πριν ενεργοποιηθεί το portal access.

Ενεργοποιήστε Customer portal access όπου χρειάζεται

Το Odenaro δημιουργεί ή συγχρονίζει το portal account. Αν λειτουργεί το SMTP, τα credentials αποστέλλονται με email· διαφορετικά εμφανίζεται το temporary password στον administrator.

Καταχωρίστε το τεχνικό profile

Καταχωρίστε pool type, volume και unit, surface, sanitizer, filter type, pump type και notes.

Χρησιμοποιήστε ένα profile ανά πισίνα ή location

Customer με δύο πισίνες πρέπει συνήθως να έχει δύο Pool Profiles ώστε κάθε location να διατηρεί δικά του plans, equipment και history.

Το History action ανοίγει το συνδυασμένο Pool Service timeline του Customer.
Η επεξεργασία του Customer παραμένει διαθέσιμη απευθείας από τη λίστα Pool Profiles.
Η διαγραφή Pool Profile διατηρεί τον Customer και τα invoices αλλά αφαιρεί το συγκεκριμένο technical profile.

Οθόνη Pool Profiles — Δημιουργήστε την τεχνική καρτέλα πισίνας και προαιρετικά ενεργοποιήστε συγχρονισμένο Customer Portal access.

Service Plans: επαναλαμβανόμενη υπηρεσία και κανόνες χρέωσης

Το Service Plan είναι η λειτουργική συμφωνία που καθορίζει ποια εργασία επαναλαμβάνεται, ποιος την εκτελεί, τι περιλαμβάνεται και πώς χρεώνεται ο Customer.

Generate upcoming visits

Επιλέξτε 4, 8, 12 ή 26 εβδομάδες. Το Odenaro δημιουργεί visits από ενεργά recurring plans και δεν διπλοκαταχωρίζει υφιστάμενες plan dates.

Χρησιμοποιήστε το Monthly Billing Center

Επιλέξτε billing month και δημιουργήστε όλα τα missing fixed-monthly invoices. Τα υφιστάμενα plan invoices του μήνα αναγνωρίζονται και παραλείπονται.

Ελέγξτε πριν τη διαγραφή

Η διαγραφή plan αφαιρεί τον recurring ορισμό. Χρησιμοποιήστε inactive ή pause όταν χρειάζεται να διατηρηθεί το εμπορικό ιστορικό.

Ρύθμιση	Πώς χρησιμοποιείται
Customer και Pool / location	Συνδέστε τη συμφωνία με τον Customer και, όπου υπάρχει, με το συγκεκριμένο Pool Profile.
Plan name	Χρησιμοποιήστε σαφή εμπορική ονομασία όπως Weekly Pool Care ή Premium Maintenance.
Frequency και service day	Weekly, biweekly, monthly ή custom, μαζί με την κανονική ημέρα υπηρεσίας.
Assigned technician	Ο technician αντιγράφεται στα generated visits. Μπορεί να αλλάξει αργότερα ανά visit.
Default service και minutes	Χρησιμοποιούνται για αυτόματη συμπλήρωση service description και αναμενόμενης διάρκειας του visit.
Per visit billing	Το visit μπορεί να δημιουργήσει invoice όταν αποθηκεύεται και είναι ενεργό το Create invoice.
Fixed monthly billing	Δημιουργείται ένα monthly invoice από τα Service Plans και όχι από κάθε visit.
Price, VAT και invoice day	Ορίστε το συμφωνημένο ποσό, VAT rate και προτιμώμενη invoice day από 1 έως 28.
Dates, pause και auto-renew	Χρησιμοποιήστε start/end dates, Paused until και Auto-renew ώστε να αποτυπώνεται η πραγματική περίοδος συμφωνίας.
Περιεχόμενο συμφωνίας	Καταχωρίστε included services, included chemicals, extra chemical policy, cancellation notice και πλήρεις όρους.
Default checklist	Τα επιλεγμένα tasks αντιγράφονται αυτόματα σε κάθε generated visit για σταθερή ποιότητα.

Για τα περισσότερα σταθερά συμβόλαια pool service, χρησιμοποιήστε Fixed monthly billing και δημιουργείτε monthly invoices από το Billing Center. Χρησιμοποιήστε Per visit για ad-hoc ή ξεχωριστά χρεώσιμη εργασία.

Οθόνη Pool Service Plans — Visit generation, Monthly Billing Center, πλήρης ρύθμιση συμφωνίας, checklist και λίστα plans.

My Visits: το ημερήσιο route του technician

Το My Visits είναι η απλοποιημένη οθόνη πεδίου. Ο technician βλέπει μόνο visits που είναι ανατεθειμένα στο technician record που συνδέεται με το συγκεκριμένο login.

Επιλέξτε ημερομηνία και πατήστε Open για φόρτωση του route της ημέρας.
Κάθε card εμφανίζει scheduled time, pool/location, Customer, service, address και current status.
Το Open visit εμφανίζει την πλήρη καρτέλα visit και τις λειτουργικές ενέργειες.
Το Call ανοίγει την ενέργεια τηλεφωνικής κλήσης στο κινητό.
Το Directions ανοίγει το service address στο Google Maps.

Αν το My Visits εμφανίζει «Your login is not linked to a technician», ο administrator πρέπει να συνδέσει τον λογαριασμό στο Pool Settings → Team login accounts.

Οθόνη route technician στο My Visits — Mobile-friendly ημερήσιο route με Open visit, Call και Directions.

Pool Calendar: reschedule και cancel προγραμματισμένης εργασίας

Το Calendar ομαδοποιεί τα visits ανά ημέρα για τον επιλεγμένο μήνα και χρησιμοποιείται για office planning και διορθώσεις προγράμματος.

Επιλέξτε μήνα

Χρησιμοποιήστε τον month selector στο πάνω μέρος για φόρτωση του απαιτούμενου προγράμματος.

Ελέγξτε κάθε visit

Η γραμμή δείχνει time, Customer και pool, service, technician και current status.

Reschedule

Αλλάξτε visit date και time και πατήστε Save. Cancelled visit που γίνεται reschedule επιστρέφει σε scheduled status.

Cancel

Πατήστε Cancel μόνο όταν το visit δεν πρέπει πλέον να εκτελεστεί. Το visit παραμένει στο history με cancelled status.

Χρησιμοποιήστε το Calendar για αλλαγές ημερομηνίας και ώρας. Χρησιμοποιήστε την οθόνη Visit όταν πρέπει να αλλάξετε και technician, service, checklist ή billing details.

Μηνιαίο πρόγραμμα Pool Calendar — Η πλήρης μηνιαία λίστα μπορεί να γίνει scroll μέσα στο screenshot ή να ανοίξει σε πλήρες μέγεθος.

Pool Visits: προγραμματισμός και πλήρης καταγραφή υπηρεσίας

Το Visit είναι η κεντρική λειτουργική καταγραφή. Συνδυάζει scheduling, technician assignment, checklist, materials, issues, photo evidence και σύνδεση με billing.

Scheduled → Start Visit

Το Start αλλάζει το visit σε in progress και καταγράφει το start timestamp.

Καταγράψτε την εργασία

Ενημερώστε checklist, notes, chargeable items, issues και photos όσο οι πληροφορίες είναι ακόμη ακριβείς.

Complete Visit

Το completion καταγράφει completed timestamp και καθιστά το visit έτοιμο για τελικό report και billing review.

Reopen μόνο όταν απαιτείται διόρθωση

Completed visit μπορεί να γίνει reopen από το Visit Details όταν πρέπει να διορθωθεί εργασία ή evidence.

Περιοχή Visit	Τι ελέγχει
Customer, pool και plan	Συνδέει την εργασία με τον σωστό Customer, Pool Profile και εμπορική συμφωνία.
Date, status και next visit	Ελέγχει πότε εκτελείται η εργασία, το workflow status και την αναμενόμενη next service date.
Technician, service και duration	Αναθέτει ευθύνη και καταγράφει τον τύπο και τη διάρκεια εργασίας.
Create invoice	Διαθέσιμο για per-visit plans. Τα fixed monthly plans πρέπει να τιμολογούνται από τα Service Plans.
Work checklist	Επιβεβαιώνει τα tasks που εκτελέστηκαν. Τα generated visits κληρονομούν το default checklist του plan.
Chemicals added	Καταχωρίστε chemical, quantity, unit, cost, notes και αν είναι chargeable.
Parts και materials used	Καταχωρίστε quantity, unit, internal cost, invoice price και αν το item πρέπει να χρεωθεί.
Issues και follow-up	Δημιουργήστε issue με type, action, estimated amount, status και προαιρετικό customer approval.
Photos	Χρησιμοποιήστε general gallery μέχρι 5 photos ή ενεργοποιήστε ακριβώς μία Before και μία After photo για side-by-side report.

Μην ενεργοποιείτε Create invoice για fixed monthly plan. Το σύστημα διαχωρίζει σκόπιμα το monthly plan billing από τα individual visits για αποφυγή επαναλαμβανόμενων χρεώσεων.

Πλήρης οθόνη Pool Visits — Daily summaries, πλήρης Visit form, checklist, chemicals, materials, issues, photos και visit history.

Visit Details και Service Reports

Το Visit Details είναι η τελική οθόνη λειτουργικού ελέγχου. Συγκεντρώνει το service record και δίνει άμεσες ενέργειες για status, edit, PDF, email και invoice review.

Start, Complete ή Reopen του visit ανάλογα με το current status.
Ανοίξτε Edit όταν χρειάζεται διόρθωση σε checklist, notes, chemicals, materials, issues ή photos.
Το PDF Report δημιουργεί customer-ready service document.
Το Email Report στέλνει το report στο customer email και απαιτεί λειτουργικό SMTP.
Όταν το customer email είναι κενό, το Email Report είναι disabled μέχρι να διορθωθεί η καρτέλα Customer.
Linked invoice εμφανίζεται απευθείας στο Visit Details για financial follow-up.
Το report μπορεί να περιλαμβάνει completed tasks, linked readings, chemicals, issues, notes και gallery ή Before/After photos.

Πριν την αποστολή, ελέγξτε μία φορά το PDF. Έτσι εντοπίζονται λανθασμένα customer details, missing photos ή incomplete notes πριν τα λάβει ο Customer.

Pool Readings και target ranges

Το Pool Readings διατηρεί dated water-chemistry history και συγκρίνει βασικές τιμές με τα target ranges που έχουν ρυθμιστεί στο Pool Settings.

Επιλέξτε Customer ή related visit

Όπου είναι δυνατό, επιλέξτε Related visit. Το Odenaro αντιστοιχίζει αυτόματα τον Customer και χρησιμοποιεί τη σύνδεση visit σε reports και history.

Καταχωρίστε reading date

Χρησιμοποιήστε την πραγματική ημερομηνία μέτρησης, συνήθως την ίδια με το visit.

Καταχωρίστε chemistry values

Διατίθενται Free Chlorine, Total Chlorine, pH, Alkalinity, CYA, Salt και Temperature.

Προσθέστε action notes

Περιγράψτε water condition, corrective action ή οτιδήποτε πρέπει να φαίνεται στο visit record.

Ελέγξτε status

Το Odenaro επισημαίνει Balanced ή Check κυρίως βάσει των configured ranges για Free Chlorine και pH.

Ρυθμίστε τα normal target ranges της εταιρείας πριν καταχωρίσετε live readings. Διαφορετικά οι technicians μπορεί να βλέπουν warnings βάσει ακατάλληλων defaults.

Οθόνη Pool Readings — Καταχώριση reading συνδεδεμένη με visit, chemistry columns, status και πλήρες history.

Issues, customer approval, quotes και follow-up

Χρησιμοποιήστε Issue για οποιαδήποτε βλάβη, repair, πρόσθετο κόστος ή ενέργεια που πρέπει να παραμείνει ανοικτή μετά το αρχικό visit.

Issue → Approval link → Customer response → Quote → Follow-up Visit → Repair → Invoice → Resolved

Φιλτράρετε Active, Resolved ή All issues.
Χρησιμοποιήστε Open, Waiting, Scheduled και Resolved statuses ώστε να φαίνεται η πραγματική επόμενη ενέργεια.
Ορίστε due date και καταγράψτε resolution ή follow-up notes.
Το Open visit επιστρέφει στο αρχικό service record.
Το Create follow-up visit ξεκινά νέο visit για τον ίδιο Customer.
Το Approval link δημιουργεί ασφαλές customer link με επιλογές Approve, Decline και Contact me, μαζί με optional note.
Το Create quote ετοιμάζει linked quote από το issue και αποτρέπει επαναλαμβανόμενη δημιουργία όταν υπάρχει ήδη quote.

Μην σημειώνετε Issue ως Resolved μόνο επειδή στάλθηκε quote. Κλείστε το μόνο αφού ολοκληρωθεί ή τερματιστεί επίσημα η απαιτούμενη ενέργεια.

Οθόνη Pool Issues — Issue status, due date, follow-up notes, approval link, quote και follow-up visit actions.

Pool Equipment

Τα equipment records διατηρούν σημαντικά asset details διαθέσιμα πριν από inspections, repairs, warranty claims και replacements.

Επιλέξτε Customer και καταχωρίστε equipment type, όπως Pump, Filter, Heater ή Controller.
Καταχωρίστε brand, model και serial number ακριβώς όπως εμφανίζονται στην πινακίδα του equipment.
Χρησιμοποιήστε Installed και Warranty until dates για service και warranty decisions.
Χρησιμοποιήστε Notes για capacity, configuration, known faults ή installation details.
Θέστε equipment ως Inactive όταν αντικατασταθεί ή αφαιρεθεί μόνιμα αντί να διαγράψετε αμέσως χρήσιμο history.

Οθόνη Pool Equipment — Καταχώριση equipment με serial, installation, warranty, status και actions.

Repairs & Equipment History

Η οθόνη δημιουργεί dated maintenance history για equipment που έχει ήδη καταχωριστεί στο Pool Equipment.

Επιλέξτε equipment

Η επιλογή προσδιορίζει τον Customer και το συγκεκριμένο asset. Δημιουργήστε πρώτα το equipment record αν δεν είναι διαθέσιμο.

Επιλέξτε action

Inspection, Repair, Part replacement, Cleaning ή Warranty claim.

Καταχωρίστε date και cost

Χρησιμοποιήστε την πραγματική action date και internal ή service cost σύμφωνα με τη διαδικασία της εταιρείας.

Ορίστε Next service

Χρησιμοποιήστε το για follow-up inspection ή preventive maintenance planning.

Γράψτε χρήσιμη description

Καταγράψτε τι έγινε inspect, diagnose, repair ή replace και οποιαδήποτε recommendation για το επόμενο visit.

Οθόνη Repairs and Equipment History — Δημιουργία και έλεγχος equipment inspections, repairs, replacements και next-service dates.

Invoices και Pool Service billing

Το Pool Service χρησιμοποιεί την κανονική οικονομική περιοχή του Odenaro, ώστε recurring service, visit charges, quotes, credit notes και payment status να παραμένουν σε ένα invoice history.

Φιλτράρετε βάσει date, Customer, status, document type και search text.
Τα document types περιλαμβάνουν Invoice, Quote/Offer και Credit Note.
Χρησιμοποιήστε Edit για έλεγχο Customer, items, VAT, discount, due date και totals.
Ανοίξτε PDF για το τελικό printable document.
Στείλτε reminder emails μόνο αφού ελεγχθεί το SMTP και είναι σωστό το customer email.
Χρησιμοποιήστε Mark Paid μόνο μετά την επιβεβαίωση πληρωμής ή βασιστείτε στα automatic status updates όταν είναι ενεργές οι online payments.

Περίπτωση billing	Σωστή ενέργεια
Fixed monthly maintenance	Ανοίξτε Service Plans → Monthly Billing Center → επιλέξτε μήνα → generate missing invoices.
Per-visit service	Ενεργοποιήστε Create invoice στο Visit όταν η επίσκεψη πρέπει να χρεωθεί.
Repair που απαιτεί approval	Create Issue → approval link → quote → follow-up work → invoice μετά την ολοκλήρωση.
Manual extra charge	Δημιουργήστε ή επεξεργαστείτε invoice απευθείας και προσθέστε τα απαιτούμενα items.

Πριν δημιουργήσετε monthly invoices, επιλέξτε το σωστό billing month και ελέγξτε τυχόν manual invoices που εκδόθηκαν ήδη για την ίδια περίοδο υπηρεσίας.

Λίστα και φίλτρα Invoices — Invoice filters, paid/unpaid status, document types, totals και actions.

Communication Center: campaigns, queue και delivery history

Το Communication Center στέλνει bulk ή targeted plain-text emails μέσω του SMTP του subscriber και διατηρεί delivery record για κάθε recipient.

Δημιουργήστε campaign

Καταχωρίστε εσωτερικό Campaign name, customer-facing Subject και Body.

Επιλέξτε recipients

Για Pool Service, επιλέξτε All active customers ή Manual email addresses. Μόνο ενεργοί Customers με έγκυρα μη κενά emails μπαίνουν στην queue.

Χρησιμοποιήστε σωστά τα manual addresses

Καταχωρίστε ένα email ανά γραμμή ή χωρίστε διευθύνσεις με commas ή semicolons. Invalid values αγνοούνται και duplicates αφαιρούνται.

Χρησιμοποιήστε placeholders

Τα διαθέσιμα business placeholders περιλαμβάνουν {name}, {company_name}, {school_name} και {portal_link}.

Στείλτε πρώτα πραγματικό test

Καταχωρίστε τη δική σας διεύθυνση στο Test email address και πατήστε Send test. Στέλνει άμεσα μόνο σε αυτή τη διεύθυνση και δεν την προσθέτει στο campaign.

Βάλτε το campaign στην queue

Πατήστε Queue campaign. Η αποστολή συνεχίζεται server-side και δεν χρειάζεται να παραμείνει ανοικτός ο browser.

Παρακολουθήστε το delivery

Χρησιμοποιήστε τα status cards, το Campaigns table και το email history για sent, pending, retrying, processing, failed ή cancelled messages.

Κάντε retry στα failures

Failed messages μπορούν να γίνουν retry ξεχωριστά ή με Retry failed. Το Odenaro εκτελεί επίσης ελεγχόμενα automatic retries πριν το final failure.

Κάντε edit με προσοχή

Campaign μπορεί να γίνει edit όταν δεν υπάρχουν messages σε processing. Pending ή failed queue entries αναδημιουργούνται από το updated campaign.

Queue status	Σημασία	Προτεινόμενη ενέργεια
Pending	Αναμένει το επόμενο sending batch.	Καμία ενέργεια εκτός αν πρέπει να γίνει cancel.
Retrying	Προηγούμενη προσπάθεια απέτυχε και το Odenaro προγραμμάτισε νέα προσπάθεια.	Ελέγξτε SMTP μόνο αν πολλά messages παραμένουν retrying.
Processing	Το current batch έχει δεσμεύσει το message για delivery.	Περιμένετε το αποτέλεσμα· μην κάνετε συνεχώς edit το campaign.
Sent	Το SMTP αποδέχτηκε το email για delivery.	Καμία ενέργεια. Τα provider logs δίνουν βαθύτερες delivery details.
Failed	Επαναλαμβανόμενες προσπάθειες delivery απέτυχαν.	Διαβάστε Last error, διορθώστε SMTP ή recipient details και μετά Retry.
Cancelled	Το queued message σταμάτησε σκόπιμα ή το sending είναι disabled σε demo mode.	Δημιουργήστε νέο campaign μόνο όταν πρέπει πραγματικά να σταλεί ξανά.

Το public demo δεν παραδίδει πραγματικά campaign emails. Χρησιμοποιήστε πραγματικό tenant workspace με verified SMTP για τελικό testing.

Οθόνη Communication Center — Campaign form, test email, campaign history, queue filters, delivery status και errors.

Customer Portal: Client Dashboard

Το Customer Portal είναι απομονωμένο από την περιοχή administrator. Κάθε portal user βλέπει μόνο δεδομένα του linked Customer.

Η welcome area προσδιορίζει το customer account.
Τα KPIs δείχνουν total invoices, outstanding balance και latest invoice.
Το Payment Overview συγκρίνει paid και unpaid invoices.
Το Outstanding Trend δείχνει το current amount due.
Το Recent Invoices δίνει γρήγορη πρόσβαση στα current documents.
Το navigation δίνει πρόσβαση σε Invoices, Pool Service και secure account options.

Κατά το onboarding Customer, ζητήστε να αλλάξει το temporary password μετά το πρώτο login και να διατηρεί το portal email υπό τον έλεγχό του.

Customer Portal Client Dashboard — Customer-only financial overview και recent activity.

Customer Portal invoices και online payments

Η σελίδα My Invoices δίνει στον Customer σαφές invoice history χωρίς να εκθέτει άλλους Customers ή internal administration data.

Φιλτράρετε invoices με All, Paid ή Unpaid.
Δείτε invoice number, date, total και payment status.
Ανοίξτε το PDF copy κάθε invoice.
Όταν το workspace περιλαμβάνει Online Payments και το invoice είναι unpaid, ο Customer μπορεί να χρησιμοποιήσει Pay online.
Η επιτυχημένη online payment ενημερώνει το invoice status στο Odenaro.

Οι online payments απαιτούν το σωστό annual package και ολοκληρωμένο Stripe connection. Το Odenaro δεν αποθηκεύει card details· το Stripe διαχειρίζεται checkout, verification, payouts και disputes.

Customer Portal My Invoices — Customer invoice list με Paid/Unpaid filters και PDF actions.

Customer Portal: Pool Service Visits

Η περιοχή Pool Service δίνει στον Customer διαφανή τεκμηρίωση completed και scheduled service.

Φιλτράρετε All, Completed ή Scheduled visits.
Δείτε date, service, related plan, technician και status.
Τα Records badges δείχνουν πόσα readings και photos συνδέονται με κάθε visit.
Το View ανοίγει τα πλήρη customer-facing visit details.
Ο Customer μπορεί να ελέγξει checklist, readings, chemicals, issues, notes, photos και downloadable PDF report όπου είναι διαθέσιμο.

Customer Portal Pool Service Visits — Customer view με service dates, technician, status, readings, photos και visit details.

Προτεινόμενες λειτουργικές ρουτίνες

Οι σταθερές ρουτίνες μειώνουν duplicate billing, missing evidence και ξεχασμένο follow-up.

Πότε	Προτεινόμενη ρουτίνα
Νέος Customer	Customer → verify email/address → Pool Profile → portal access όπου χρειάζεται → Service Plan → generate visits.
Αρχή ημέρας	Dashboard → review overdue και today’s visits → confirm technician assignments → technicians ανοίγουν My Visits.
Κατά την υπηρεσία	Start Visit → checklist → readings linked to visit → chemicals/materials → issue όπου απαιτείται → photos → Complete.
Μετά την υπηρεσία	Review Visit Details → PDF preview → Email Report → confirm invoice method → monitor Reports not sent.
Repair workflow	Issue → customer approval → quote → follow-up visit → equipment history → invoice → mark issue resolved.
Monthly billing	Service Plans → select month → generate missing fixed-monthly invoices → review totals → send reminders → monitor unpaid.
Communication campaign	Confirm SMTP → create campaign → send real test → queue → monitor Sent/Failed → retry μόνο μετά τη διόρθωση errors.

Troubleshooting και έλεγχος ρίσκων

Χρησιμοποιήστε αυτούς τους ελέγχους πριν αναφέρετε system fault. Τα περισσότερα λειτουργικά προβλήματα προέρχονται από missing links, incomplete customer data ή SMTP configuration.

Πρόβλημα	Πιθανότερη αιτία	Διορθωτική ενέργεια
Ο technician δεν βλέπει visits	Το login δεν είναι linked, το visit είναι assigned σε άλλο technician ή έχει επιλεγεί λάθος date.	Ελέγξτε Pool Settings → Team login accounts και μετά visit technician και My Visits date.
Δεν ενεργοποιείται το portal	Missing/invalid email ή το email χρησιμοποιείται ήδη από άλλο portal account.	Διορθώστε το customer email και βεβαιωθείτε ότι είναι unique.
Το Report email button είναι disabled	Η καρτέλα Customer δεν έχει email.	Προσθέστε valid email στον Customer και ανοίξτε ξανά το Visit Details.
Το SMTP test δεν συνδέεται	Λάθος host, mismatch port/encryption, firewall ή provider restriction.	Συγκρίνετε settings με τον provider, συνήθως 587/TLS ή 465/SSL, και κάντε retry.
Τα SMTP credentials απορρίπτονται	Λάθος username/key, χρήση API key αντί SMTP key ή expired credential.	Δημιουργήστε ή αντιγράψτε νέο SMTP credential και ενημερώστε το Odenaro.
Campaign messages αποτυγχάνουν	SMTP problem, unauthorized From email ή invalid recipient.	Διαβάστε Last error, κάντε SMTP test, στείλτε real test και retry μόνο μετά τη διόρθωση.
Ανησυχία για duplicate monthly charge	Μπορεί να υπάρχει manual invoice εκτός του plan link.	Ελέγξτε τη λίστα Invoices για τον Customer και τον μήνα πριν κάνετε generate billing.
Το reading status φαίνεται λάθος	Τα target ranges ή units δεν ρυθμίστηκαν για την εταιρεία.	Ανοίξτε Pool Settings και διορθώστε min/max ranges και measurement units.

Πριν διαγράψετε plans, profiles, equipment ή visits, εξετάστε αν τα Inactive, Pause ή Cancel διατηρούν πιο χρήσιμο audit trail.

Security, περιορισμοί demo και subscription

Χρησιμοποιήστε ξεχωριστούς λογαριασμούς, verified email infrastructure και customer-specific portal access για προστασία operational και financial data.

Δώστε ξεχωριστό login σε κάθε εργαζόμενο· μην μοιράζεστε το administrator password.
Χρησιμοποιήστε Manager μόνο για προσωπικό που χρειάζεται operational administration.
Χρησιμοποιήστε Technician για field staff και συνδέστε κάθε account με ένα technician record.
Ενεργοποιήστε Customer Portal μόνο αφού επιβεβαιώσετε το σωστό customer email.
Αλλάζετε SMTP keys όταν αλλάζει προσωπικό ή provider και μην επαναχρησιμοποιείτε personal passwords.
Το public demo γίνεται reset τακτικά και μπλοκάρει ή περιορίζει sensitive actions όπως real email delivery και permanent changes.
Το trial παρέχει προσωρινή product access. Η συνέχιση live χρήσης απαιτεί ενεργό Pool Service annual subscription.
Οι online invoice payments απαιτούν Pool Service package που περιλαμβάνει Online Payments και connected Stripe account.

Odenaro Pool Service