Όλα όσα χρειάζεστε για το Odenaro Kindergarten

Ποια είναι η σωστή σειρά για να στηθεί ένας νέος Kindergarten λογαριασμός;

Ξεκινήστε με company/invoice/VAT/email settings, μετά School Year, Teachers, Classes, Activities / Extra Fees, Children, Parents, dismissal times, safety/medical data, Parent Portals και τέλος monthly billing. Δημιουργήστε πρώτα μία πλήρη δοκιμαστική οικογένεια και ένα test invoice πριν καταχωρίσετε όλο το σχολείο.

Τι πρέπει να ελέγξω πριν εκδώσω το πρώτο πραγματικό invoice;

Ελέγξτε company details, invoice numbering, ΦΠΑ, νόμισμα, date format, payment terms, SMTP, class fees, activities, dismissal-time charges, billing parents, sibling discount, scholarships και deposits.

Μπορώ να κρύψω ενότητες Kindergarten που δεν χρησιμοποιούμε;

Ναι. Χρησιμοποιήστε το Kindergarten sidebar visibility στις Settings. Η απόκρυψη menu item δεν διαγράφει τα δεδομένα ούτε καταργεί τη λειτουργία.

Μπορούν οι φόρμες καταχώρισης να ανοίγουν αυτόματα;

Ναι. Ενεργοποιήστε Open Entry Forms by Default στις Settings για τις υποστηριζόμενες φόρμες.

Μπορώ να ενεργοποιήσω mobile εμπειρία μόνο για τις δασκάλες;

Ναι. Ενεργοποιήστε το Mobile Portal Δασκάλας στο Settings → Kindergarten. Αλλάζει μόνο τους λογαριασμούς Teacher· οι οθόνες Manager και Administrator παραμένουν ίδιες.

Πρέπει όλοι οι χρήστες να χρησιμοποιούν τον ίδιο Admin λογαριασμό;

Όχι. Δημιουργήστε ξεχωριστούς users για administrators, managers και teachers. Έτσι υπάρχει καλύτερος έλεγχος πρόσβασης και ασφαλέστερη λειτουργία.

Τι βλέπω στο Kindergarten Dashboard;

Βλέπετε Current School Year, Active Children, Active Classes, Teachers / Staff, Attendance Marked Today, Absent Today, Active Medical Alerts, Quick Actions, Classes Today, Billing This Month, Setup Health, Medical Alerts και επερχόμενα Birthdays.

Μπορώ να πατήσω στο Absent Today;

Ναι. Ανοίγει modal με τους σημερινούς απόντες και τις τάξεις τους. Από εκεί μπορείτε να ανοίξετε απευθείας το Attendance.

Πώς βλέπω τη σημερινή παρουσία ανά τάξη;

Χρησιμοποιήστε το Classes Today. Κάθε τάξη δείχνει τον συνολικό αριθμό παιδιών και badge Παρόντα / Απόντα στη μορφή Παρόντα/Απόντα. Το χρώμα του badge δείχνει επίσης αν έχει ολοκληρωθεί η καταχώριση παρουσιών για την τάξη.

Πώς βλέπω αν κάποιο παιδί δεν έχει χρέωση αυτό τον μήνα;

Το Billing This Month δείχνει fee coverage και λίστα παιδιών χωρίς monthly fee για τον τρέχοντα μήνα.

Τι ελέγχει το Setup Health;

Το σημερινό Dashboard ελέγχει τέσσερις καταστάσεις: Missing Class, Missing School Year, Missing Parent / Guardian και Missing Billing Parent.

Μπορώ να πατήσω πάνω σε Setup Health warning;

Ναι. Ανοίγει τη σελίδα Children φιλτραρισμένη στις εγγραφές που χρειάζονται διόρθωση.

Τι είναι τα Medical Alerts στο Dashboard;

Είναι ενεργές Allergy / Medical / Other σημειώσεις παιδιών που χρειάζονται λειτουργική προσοχή.

Ποια γενέθλια εμφανίζονται;

Το Dashboard εμφανίζει επερχόμενα γενέθλια των επόμενων 30 ημερών μέχρι το όριο της λίστας. Κάθε εγγραφή δείχνει την ημερομηνία γενεθλίων, πόσες ημέρες απομένουν και την ηλικία που κλείνει το παιδί.

Πώς προσθέτω παιδί;

Ανοίξτε Children → Add Child. Καταχωρίστε τα στοιχεία παιδιού και, όπου χρειάζεται, τάξη, school year, dismissal time, billing parent, notes και activities.

Μπορώ να δημιουργήσω τον κύριο γονέα μαζί με το παιδί;

Ναι. Η καταχώριση παιδιού υποστηρίζει quick primary parent με όνομα, email και τηλέφωνο ώστε να δημιουργηθεί άμεσα η σύνδεση.

Ποια statuses μπορεί να έχει ένα παιδί;

Active, Waiting List, Graduated, Withdrawn και Archived.

Πού βρίσκω αποφοίτους ή παιδιά που αποχώρησαν;

Χρησιμοποιήστε τα status views του Children ή το Inactive Records.

Τι βλέπω στην καρτέλα ενός παιδιού;

Η καρτέλα μπορεί να δείχνει DOB, identification number, τάξη, school year, status, dismissal time, billing parent, notes, γονείς, αδέλφια και assigned activities / extra fees.

Μπορώ να μετακινήσω πολλά παιδιά σε άλλη τάξη μαζί;

Ναι. Χρησιμοποιήστε τα Children bulk actions για αλλαγή τάξης, school year, status ή activity.

Μπορούν τα αδέλφια να έχουν μία κοινή οικογενειακή εγγραφή;

Ναι. Μία εγγραφή Parents / Guardians μπορεί να συνδεθεί με πολλά αδέλφια.

Ποια είναι η διαφορά Parent A και Parent B;

Ο Parent A είναι η κύρια οικογενειακή επαφή και κανονικά χρησιμοποιείται για billing και Parent Portal. Ο Parent B είναι πρόσθετη οικογενειακή επαφή.

Ποιος λαμβάνει το invoice;

Το invoice λαμβάνει ο επιλεγμένος billing customer. Στην κανονική οικογενειακή ροή συνδέεται με την primary οικογενειακή επαφή.

Μπορεί ένα παιδί να έχει κατά λάθος δύο διαφορετικούς billing parents;

Η Kindergarten ροή περιλαμβάνει προστασία από conflicting billing-parent assignments.

Τι γίνεται με τον γονέα όταν φύγουν όλα τα συνδεδεμένα παιδιά;

Ο γονέας μπορεί να γίνει inactive ενώ διατηρούνται η οικογένεια και το ιστορικό invoices / payments.

Μπορώ να κρύψω παιδί από τις καθημερινές λίστες χωρίς να το διαγράψω;

Ναι. Ενεργοποιήστε Private Children List και κάντε hidden το επιλεγμένο παιδί. Η εγγραφή και το ιστορικό παραμένουν αποθηκευμένα.

Από πού εξαιρείται ένα Hidden παιδί;

Ένα Hidden παιδί εξαιρείται από τις κανονικές Kindergarten λίστες, το Attendance, τα Monthly Fees και τα Setup Health warnings. Με Unhide επανεμφανίζεται άμεσα χωρίς διαγραφή ιστορικού.

Πώς προσθέτω δασκάλα ή μέλος προσωπικού;

Ανοίξτε Teachers / Staff και καταχωρίστε όνομα, email, τηλέφωνο, notes και status.

Πρέπει κάθε δασκάλα να έχει login;

Όχι. Μπορεί να υπάρχει staff record χωρίς login. Το sign-in είναι προαιρετικό.

Ποια access levels υπάρχουν για το προσωπικό;

Teacher και Manager.

Τι μπορεί να βλέπει ένας Teacher λογαριασμός;

Ο Teacher έχει περιορισμένο Kindergarten Dashboard και Attendance μόνο για τις τάξεις που του έχουν ανατεθεί. Δεν εμφανίζεται το πλήρες administration και billing περιβάλλον.

Τι μπορεί να βλέπει ο Manager;

Ο Manager έχει πλήρη πρόσβαση στο Kindergarten module σύμφωνα με τα ρυθμισμένα permissions.

Τι αλλάζει όταν ενεργοποιήσω το Mobile Portal Δασκάλας;

Σε κινητά/tablets, το Dashboard Δασκάλας και οι Παρουσίες χρησιμοποιούν mobile cards, μεγαλύτερα touch controls και σταθερή κάτω πλοήγηση για Dashboard, Παρουσίες, Guide και Logout. Η κανονική desktop εμφάνιση Teacher συνεχίζει να λειτουργεί.

Μπορώ να κλείσω το sign-in χωρίς να διαγράψω το προσωπικό;

Ναι. Απενεργοποιήστε το Allow Sign-In.

Μπορεί μία τάξη να έχει περισσότερες από μία δασκάλες;

Ναι. Μπορούν να ανατεθούν πολλές δασκάλες σε μία τάξη. Η πρώτη επιλεγμένη μπορεί να λειτουργεί ως primary teacher για συμβατότητα.

Πώς δημιουργώ τάξη;

Ανοίξτε Classes / Groups και ορίστε όνομα τάξης, base monthly fee, VAT rate, assigned teachers, notes και Active status.

Από πού προέρχεται η βασική monthly fee του παιδιού;

Από το Base Monthly Fee της τάξης στην οποία έχει ανατεθεί το παιδί.

Πώς καταχωρώ απουσία προσωπικού;

Ανοίξτε Staff Absences, επιλέξτε ημερομηνία, σημειώστε το μέλος προσωπικού ως Absent και επιλέξτε Full Day ή By Hours. Μπορείτε να προσθέσετε reason και note.

Μπορώ να βγάλω report απουσιών προσωπικού;

Ναι. Επιλέξτε From Month και To Month και δημιουργήστε / εκτυπώστε το report.

Τι δείχνει το ημερήσιο summary του Staff Absences;

Δείχνει Active Staff, Absent, Full-Day Absences και Hourly Absences για την επιλεγμένη ημερομηνία.

Τι τύπους Activities / Extra Fees μπορώ να δημιουργήσω;

Monthly και One-Time. Μία χρέωση μπορεί να αφορά συγκεκριμένη τάξη ή General / All Classes.

Τι είναι Monthly activity;

Επαναλαμβανόμενη πρόσθετη χρέωση που περιλαμβάνεται στο κατάλληλο monthly billing όσο είναι ανατεθειμένη στο παιδί.

Τι είναι One-Time activity;

Πρόσθετη χρέωση που εφαρμόζεται μία φορά στον επιλεγμένο μήνα χρέωσης.

Μπορώ να εφαρμόσω activity σε ολόκληρη τάξη;

Ναι. Χρησιμοποιήστε Apply Activity to Class / Month και επιλέξτε activity, class και month.

Τι σημαίνει ο αριθμός κάτω από το Status μιας Activity;

Δείχνει σε πόσα κατάλληλα τρέχοντα παιδιά είναι ενεργά ανατεθειμένη η συγκεκριμένη activity. Όταν είναι ενεργό το Private / Hidden Children, τα hidden παιδιά εξαιρούνται από την καταμέτρηση.

Τι γίνεται σε open monthly fee αν αλλάξω activity;

Τα κατάλληλα open monthly fees μπορούν να επανυπολογιστούν. Ήδη εκδομένα invoices δεν ξαναγράφονται σιωπηλά.

Πού ορίζω την ώρα σχολάσματος κάθε παιδιού;

Ανοίξτε Settings → Dismissal Times. Τα παιδιά εμφανίζονται ανά τάξη για την τρέχουσα school year.

Πώς λειτουργούν οι χρεώσεις ώρας σχολάσματος;

Στο tab Fees ορίστε ποσό για κάθε ώρα σχολάσματος. Ποσό €0 σημαίνει χωρίς έξτρα χρέωση. Η χρέωση προστίθεται μία φορά στο κατάλληλο monthly fee και εμφανίζεται ως ξεχωριστή invoice line.

Η χρέωση ώρας σχολάσματος μπαίνει κάθε μέρα;

Όχι. Είναι μηνιαία χρέωση βάσει της ρυθμισμένης κανονικής ώρας σχολάσματος του παιδιού.

Τι μπορεί να περιλαμβάνει μία monthly fee;

Base Class Fee + Dismissal Time Fee + Monthly Activities + One-Time Extras, με family discounts και credits όπου εφαρμόζονται.

Μπορώ να δημιουργήσω monthly fee για ένα παιδί;

Ναι. Επιλέξτε παιδί και μήνα και προαιρετικά Create Invoice Immediately.

Μπορώ να δημιουργήσω monthly fees για τάξη ή όλο το Kindergarten;

Ναι. Το Bulk Monthly Fees υποστηρίζει μία τάξη ή All Classes, με επιλογή όλων ή συγκεκριμένων παιδιών.

Τι είναι το μπλε ποσό κάτω από κάθε παιδί στο Bulk Monthly Fees;

Είναι month-aware preview της χρέωσης που θα δημιουργηθεί. Ακολουθεί τον επιλεγμένο μήνα και περιλαμβάνει Class Base Fee, Dismissal Time Fee, ενεργές Monthly Activities και κατάλληλες One-Time χρεώσεις.

Τι βλέπω όταν ανοίξω τις λεπτομέρειες του fee preview;

Βλέπετε breakdown των στοιχείων που περιλαμβάνονται στη συγκεκριμένη μηνιαία χρέωση. Το preview είναι πριν από scholarships, deposits/prepayments και sibling discounts που εφαρμόζονται στο invoice level.

Αλλάζει το fee preview όταν αλλάζω μήνα;

Ναι. Το preview επαναφορτώνεται για τον επιλεγμένο μήνα, μαζί με τις κατάλληλες One-Time χρεώσεις του μήνα. Monthly fees που έχουν ήδη τιμολογηθεί εμφανίζονται ως locked και δεν επανυπολογίζονται σιωπηλά.

Συνεχίζει το bulk monthly billing αν κλείσω browser ή υπολογιστή;

Ναι. Το Kindergarten bulk billing προγραμματίζεται ως μόνιμη server-side background εργασία. Αφού εμφανιστεί η επιβεβαίωση, ο server συνεχίζει να δημιουργεί fees, family invoices και invoice-email queue entries ανεξάρτητα από τον browser.

Πού βλέπω την πορεία του background billing;

Το Monthly Fees δείχνει τις δύο πιο πρόσφατες εργασίες με status/progress. Από το Ιστορικό ανοίγετε όλο το billing history και βλέπετε κάθε job, παιδιά που επεξεργάστηκαν, invoices που δημιουργήθηκαν, email-queue status, attempts και errors.

Τι γίνεται αν υπάρχει ήδη monthly fee για το ίδιο παιδί και μήνα;

Η διπλή χρέωση γίνεται skipped αντί να δημιουργηθεί δεύτερο monthly fee.

Τι γίνεται αν επιλεγμένο παιδί δεν έχει billing parent στο bulk billing;

Η ροή ελέγχει την ετοιμότητα billing parent πριν δημιουργήσει νέο batch ώστε να διορθωθεί πρώτα το πρόβλημα.

Τι αποτελέσματα εμφανίζονται μετά από bulk monthly-fee / invoice run;

Το result summary μπορεί να δείξει Created Fees, Skipped Existing, Invoices Created, Invoice Errors, Emails Queued, Already Queued, Already Sent, Paid Skipped, Cancelled Skipped, Missing / Invalid Email και Queue Errors.

Γιατί δεν εμφανίζονται τα paid monthly-fee rows από προεπιλογή;

Η λίστα Kindergarten Monthly Fees ανοίγει από προεπιλογή με Excluding Paid ώστε η λειτουργική λίστα να μένει καθαρή. Από το φίλτρο Status επιλέξτε All statuses ή Paid όταν θέλετε να τα δείτε.

Πού βλέπω status invoice και στοιχεία προκαταβολής στο Monthly Fees table;

Στο Kindergarten, το status εμφανίζεται ακριβώς κάτω από το Total. Η εφαρμοσμένη προκαταβολή και το διαθέσιμο υπόλοιπο προκαταβολής εμφανίζονται από κάτω μόνο όταν το ποσό είναι μεγαλύτερο από μηδέν, ώστε να αποφεύγονται περιττές στήλες και κενές πληροφορίες.

Πώς κάνω Attendance;

Ανοίξτε Attendance, επιλέξτε Date και Class, ανοίξτε το register, σημειώστε κάθε παιδί Present, Absent, Late ή Excused, προσθέστε προαιρετικά notes και αποθηκεύστε την τάξη.

Μπορώ να βάλω όλη την τάξη Present γρήγορα;

Ναι. Χρησιμοποιήστε Mark All Present και μετά αλλάξτε μόνο τις εξαιρέσεις.

Μπορώ να διορθώσω Attendance αφού αποθηκευτεί;

Ναι. Ανοίξτε ξανά την ίδια ημερομηνία και τάξη, κάντε τη διόρθωση και αποθηκεύστε. Οι υπάρχουσες child/date εγγραφές ενημερώνονται αντί να δημιουργούνται duplicates.

Μπορώ να εκτυπώσω Attendance;

Ναι, για Admin / Manager. Το printable register περιλαμβάνει παιδί, DOB, dismissal time και status.

Υπάρχει Attendance History;

Ναι. Μπορείτε να φιλτράρετε ανά date, class, child και status.

Τι γίνεται αν πατήσω το όνομα παιδιού στο Attendance;

Ανοίγει το Pickup Details με στοιχεία εξουσιοδοτημένης παραλαβής και τους γονείς του παιδιού.

Εμφανίζονται πάντα οι γονείς στα Pickup Details;

Ναι. Εμφανίζονται Parent A και Parent B, όταν υπάρχει, ώστε η δασκάλα να γνωρίζει τους γονείς.

Μπορεί Teacher να δει τηλέφωνα και emails γονέων στα Attendance pickup details;

Όχι. Το pickup view αποκρύπτει σκόπιμα τηλέφωνα / emails γονέων και pickup contacts, ενώ συνεχίζει να εμφανίζει τα απαραίτητα ονόματα και notes.

Πώς προσθέτω Authorized Pickup Person;

Ανοίξτε Authorized Pickup Persons, επιλέξτε παιδί και καταχωρίστε name, email, phone, notes και Active status του εξουσιοδοτημένου ατόμου.

Πώς προσθέτω Emergency Contact;

Ανοίξτε Emergency Contacts, συνδέστε την επαφή με το παιδί και καταχωρίστε τα απαιτούμενα στοιχεία και notes.

Μπορώ να κρύψω Emergency Contacts αν δεν το χρησιμοποιεί το σχολείο;

Ναι. Κρύψτε την ενότητα από Settings. Οι υπάρχουσες εγγραφές διατηρούνται και επανεμφανίζονται αν ενεργοποιηθεί ξανά η ενότητα.

Πώς προσθέτω αλλεργία ή medical note;

Ανοίξτε Allergies / Medical Notes και επιλέξτε παιδί, Type (Allergy, Medical ή Other), Title, Notes και Active status.

Μπορώ να κρατήσω παλιά medical note χωρίς να εμφανίζεται ως active alert;

Ναι. Κάντε την εγγραφή inactive αντί να τη διαγράψετε όταν πρέπει να διατηρηθεί ιστορικό.

Μπορούν τα αδέλφια να συνδυαστούν σε ένα invoice;

Ναι. Παιδιά με τον ίδιο billing customer και billing month μπορούν να ομαδοποιηθούν σε ένα family invoice, διατηρώντας ξεχωριστές invoice lines για κάθε παιδί και χρέωση.

Μπορώ να ρυθμίσω sibling discount;

Ναι. Η έκπτωση μπορεί να είναι None, Percentage ή Fixed Amount και εφαρμόζεται στα επιπλέον αδέλφια σύμφωνα με τον ρυθμισμένο κανόνα.

Πώς καταχωρώ deposit / prepayment παιδιού;

Ανοίξτε Monthly Fees → Child Deposits / Prepayments και καταχωρίστε παιδί, ποσό, received date και προαιρετικά notes/reference.

Πότε χρησιμοποιείται ένα deposit;

Το διαθέσιμο deposit balance εφαρμόζεται αυτόματα στο επόμενο κατάλληλο Kindergarten monthly invoice.

Τι γίνεται αν το deposit είναι μεγαλύτερο από το invoice;

Εφαρμόζεται μόνο το ποσό που χρειάζεται το invoice. Το υπόλοιπο παραμένει διαθέσιμο για επόμενο invoice.

Μπορώ να διαγράψω deposit που έχει ήδη χρησιμοποιηθεί;

Το deposit προορίζεται να διαγράφεται μόνο όσο είναι πλήρως unused. Το applied history πρέπει να διατηρείται.

Πώς προσθέτω scholarship / χορηγία;

Ανοίξτε Settings → Scholarships και επιλέξτε παιδί, monthly amount, start month, end month, notes/reference και Active status.

Πώς επηρεάζει το invoice μία scholarship;

Η αξία υπηρεσιών παραμένει ορατή και η scholarship εμφανίζεται ως credit που μειώνει το Balance Due. Παράδειγμα: services €450, scholarship €100, balance due €350.

Μπορεί το ίδιο παιδί να έχει overlapping active scholarships;

Όχι. Η ροή προστατεύει από overlapping active scholarship periods για το ίδιο παιδί.

Θα ξαναγράψει η αλλαγή scholarship invoice που έχει πραγματικές πληρωμές;

Όχι. Invoices με πραγματικό payment history προστατεύονται από automatic rebuild. Κατάλληλα unpaid invoices μπορούν να επανυπολογιστούν όταν είναι ασφαλές.

Υπάρχει scholarship report;

Ναι. Επιλέξτε month range για να δείτε scholarship amount ανά παιδί και συνολικά scholarship values και να εκτυπώσετε το report.

Τι γίνεται αν αφαιρέσω scholarship που έχει ήδη application history;

Το ιστορικό προστατεύεται. Scholarship με υπάρχον application history γίνεται inactive αντί να διαγραφεί το οικονομικό ιστορικό που έχει ήδη εφαρμοστεί.

Μπορώ να καταχωρίσω partial payment;

Ναι. Για παράδειγμα invoice €400 μπορεί να λάβει payment €100 και να παραμείνει Partially Paid με €300 Balance Due.

Ποιους τρόπους πληρωμής μπορώ να καταχωρίσω;

Cash, Card, Bank Transfer, Cheque και Other.

Μπορεί payment να εφαρμοστεί σε συγκεκριμένη invoice line;

Ναι. Το payment allocation μπορεί να αφορά γενικά το invoice ή συγκεκριμένο invoice item.

Μπορώ να στείλω payment confirmation;

Ναι. Όταν καταχωρείτε Kindergarten payment υπάρχει το Send payment confirmation by email. Η επιβεβαίωση δείχνει ημερομηνία πληρωμής, ποσό, τρόπο πληρωμής, σύνολο invoice και νέο υπόλοιπο και μπορεί να σταλεί ξανά αργότερα.

Μπορεί το Mark Paid να στέλνει αυτόματα επιβεβαίωση;

Ναι. Ενεργοποιήστε το Automatic payment confirmation with Mark Paid στο Settings → Email. Το Mark Paid καταχωρεί το ανεξόφλητο ποσό ως payment και βάζει αυτόματα την επιβεβαίωση στην ουρά.

Η επιβεβαίωση πληρωμής περιλαμβάνει το PDF του invoice;

Ναι. Ο email worker δημιουργεί φρέσκο αντίγραφο του ίδιου invoice PDF τη στιγμή της αποστολής, ώστε το συνημμένο να περιλαμβάνει το τελευταίο Paid / Partially Paid status, deposits, payments και remaining balance.

Η επιβεβαίωση πληρωμής είναι φορολογική απόδειξη;

Όχι. Είναι επιβεβαίωση ότι καταχωρήθηκε πληρωμή έναντι του invoice· δεν παρουσιάζεται ως ξεχωριστή νόμιμη ή φορολογική απόδειξη.

Μπορώ να αφαιρέσω λάθος καταχωρισμένη πληρωμή;

Ναι, από το invoice payment history όταν είναι διαθέσιμη η κατάλληλη payment-delete ενέργεια. Μετά την αφαίρεση ελέγξτε ξανά το invoice balance.

Τι μπορεί να περιέχει ένα Kindergarten invoice;

Monthly fee lines, dismissal-time fees, activities, one-time extras, sibling discounts, scholarship credits, deposits/prepayments και payment/balance information.

Μπορούν να δημιουργηθούν invoices μαζί με το bulk monthly billing;

Ναι. Ενεργοποιήστε Create Invoice Immediately.

Μπορούν τα invoices να μπουν σε email queue μέσα από το bulk billing;

Ναι. Ενεργοποιήστε Queue Invoice Emails for Safe Batch Delivery.

Τι γίνεται όταν χρησιμοποιώ bulk invoice email;

Το σύστημα δημιουργεί queue entries αντί να στέλνει όλα τα emails μέσα στο ίδιο browser request. Τα emails επεξεργάζονται σε ασφαλέστερα batches ώστε να μειώνεται ο κίνδυνος timeout ή interruption.

Τι γίνεται αν λείπει ή είναι invalid το billing email;

Το συγκεκριμένο invoice εμφανίζεται ως Missing / Invalid Email ενώ τα υπόλοιπα κατάλληλα invoices μπορούν να συνεχίσουν μέσω της queue.

Τι σημαίνει Already Queued;

Το invoice έχει ήδη ενεργό email-queue entry, οπότε δεν δημιουργείται δεύτερο duplicate queue item.

Τι σημαίνει Already Sent;

Το invoice έχει ήδη αποσταλεί μέσω της σχετικής bulk-send ροής και δεν μπαίνει άσκοπα ξανά στην queue.

Στέλνονται cancelled invoices από το bulk flow;

Όχι. Τα cancelled invoices γίνονται skipped.

Ξαναστέλνονται πραγματικά paid invoices από το bulk flow;

Όχι. Invoices με πραγματικό payment history προστατεύονται από άσκοπο resend στο bulk flow.

Τι γίνεται αν invoice γίνει €0 επειδή scholarship ή deposit το κάλυψε πλήρως;

Μπορεί να σταλεί κανονικά ώστε ο γονέας να λάβει το invoice PDF και να βλέπει την αξία υπηρεσιών και τα credits που το κάλυψαν.

Μπορώ να στείλω payment reminder χειροκίνητα;

Ναι. Κατάλληλα unpaid / partially paid invoices υποστηρίζουν manual reminders.

Υπάρχουν automatic payment reminders;

Ναι, όταν ενεργοποιηθούν. Το σύστημα στέλνει μία υπενθύμιση ανά outstanding κατάλληλο invoice κάθε μήνα, στην πρώτη κατάλληλη cron εκτέλεση μεταξύ 10ης και 15ης του μήνα.

Πότε ένα invoice είναι eligible για automatic reminder;

Πρέπει να είναι ανοικτό invoice με θετικό remaining balance και due date ίση ή παλαιότερη από σήμερα. Paid και cancelled invoices εξαιρούνται. Αν δεν υπάρχει ξεχωριστό due date, χρησιμοποιείται η ημερομηνία του invoice.

Περιλαμβάνονται paid invoices στα automatic reminders;

Όχι. Τα paid invoices γίνονται skipped.

Το automatic reminder περιλαμβάνει το invoice PDF;

Ναι. Το queued reminder κρατά το κείμενο υπενθύμισης και επισυνάπτει το ίδιο τρέχον invoice PDF που χρησιμοποιείται στην κανονική αποστολή invoice email.

Πώς αποστέλλονται reminder και payment-confirmation emails;

Μπαίνουν στην ουρά του Communication Center και αποστέλλονται από το κανονικό email cron, αντί να περιμένει ο χρήστης το SMTP μέσα στο browser request.

Πώς περιορίζω το ιστορικό email στο Communication Center;

Το email table ανοίγει από προεπιλογή με Τελευταίες 7 ημέρες. Μπορείτε να αλλάξετε σε Τελευταίο 1 μήνα, Τελευταίους 3 μήνες ή Όλα και να συνδυάσετε το χρονικό φίλτρο με τα υπάρχοντα Search και Status filters.

Μπορεί το reminder να περιλαμβάνει online payment link;

Ναι, όταν είναι διαθέσιμο το Online Payments και το invoice είναι eligible.

Πού ανοίγω τις Αναφορές Νηπιαγωγείου;

Χρησιμοποιήστε τις Αναφορές Νηπιαγωγείου στο Kindergarten sidebar. Η σελίδα είναι διαθέσιμη σε λογαριασμούς Admin / Manager, όχι σε Teacher, και μπορεί να κρυφτεί από το sidebar μέσω των Kindergarten sidebar settings όταν ένα σχολείο δεν τη χρειάζεται.

Μπορώ να φιλτράρω τις αναφορές ανά μήνα και τάξη;

Ναι. Επιλέξτε billing month και μία τάξη ή All classes.

Τι δείχνουν τα πάνω report cards;

Monthly Charges, Invoiced, Scholarships, Deposits Applied, Payments και Outstanding για τον επιλεγμένο μήνα/τάξη.

Τι είναι το Collection Rate;

Συγκρίνει τις καταχωρισμένες πληρωμές μαζί με τις εφαρμοσμένες προκαταβολές με το ποσό που οφείλει να πληρώσει η οικογένεια μετά τις χορηγίες για το επιλεγμένο scope της αναφοράς.

Τι περιλαμβάνει το Charge Breakdown;

Τα Base Fees, Dismissal Charges και Activities / Extras εμφανίζονται ξεχωριστά ώστε να φαίνεται από πού προέρχονται οι μηνιαίες χρεώσεις.

Τι δείχνει το Pending Billing;

Δείχνει monthly charges της επιλεγμένης περιόδου που έχουν δημιουργηθεί αλλά δεν έχουν ακόμη συνδεθεί με invoice.

Τι έχει το table Αναφοράς Μηνιαίων Χρεώσεων;

Ανά παιδί δείχνει τάξη, parent/customer, Base, Dismissal, Extras, Charge, Invoiced share, Scholarship, Deposit, Paid, Balance και Invoice/status.

Ποια ημερομηνία χρησιμοποιεί το Payment History της αναφοράς;

Την πραγματική ημερομηνία πληρωμής που είναι αποθηκευμένη στο payment ledger και όχι απλώς την ημερομηνία του invoice.

Τι δείχνει το Outstanding Aging;

Τα outstanding balances ομαδοποιούνται σε Current, 1–30, 31–60, 61–90 και 90+ ημέρες και εμφανίζονται τα παλαιότερα υπόλοιπα για γρήγορο follow-up.

Μπορώ να δω υπόλοιπα προκαταβολών και χορηγίες στην αναφορά;

Ναι. Ξεχωριστές ενότητες δείχνουν συνολικό/διαθέσιμο υπόλοιπο προκαταβολής ανά παιδί και τις χορηγίες που εφαρμόστηκαν στον επιλεγμένο μήνα.

Πώς εκτυπώνεται το Kindergarten Reports;

Η εκτύπωση γίνεται υποχρεωτικά landscape και το table της μηνιαίας αναφοράς γίνεται compact ώστε να χωρά όσο γίνεται αξιόπιστα στο πλάτος της σελίδας.

Πώς δημιουργείται Parent Portal;

Μπορεί να δημιουργηθεί χειροκίνητα ή μέσω automatic/bulk portal creation όταν η οικογένεια πληροί τις προϋποθέσεις.

Τι χρειάζεται για να δημιουργηθεί Parent Portal;

Billing parent/customer, valid Parent A email, ενεργό παιδί ή outstanding invoice και email που δεν χρησιμοποιείται ήδη από άλλο portal account.

Πώς δημιουργώ πολλά portals;

Χρησιμοποιήστε Parent Portals → Create Next Portals. Το safe batch δημιουργεί μέχρι 10 portals κάθε φορά και μπορεί να επαναληφθεί μέχρι να ολοκληρωθούν όλες οι eligible οικογένειες.

Γιατί ένας γονέας δεν έχει portal;

Ελέγξτε billing customer, εγκυρότητα Parent A email, αν η οικογένεια έχει active child ή outstanding invoice και αν το email χρησιμοποιείται ήδη από άλλο portal.

Πώς κάνω reset τον κωδικό γονέα;

Χρησιμοποιήστε Send Password Reset. Το σύστημα δεν χρειάζεται να εμφανίσει τον υπάρχοντα κωδικό.

Μπορώ να απενεργοποιήσω portal χωρίς να διαγράψω τον λογαριασμό;

Ναι. Τα portals μπορούν να ενεργοποιούνται ή να απενεργοποιούνται διατηρώντας το ιστορικό.

Τι μπορώ να διαχειριστώ από τη σελίδα Parent Portals;

Μπορείτε να αναζητήσετε με γονέα, email, τηλέφωνο ή παιδί, να δείτε portal status και last login, να εντοπίσετε οικογένειες χωρίς portal, να ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε πρόσβαση και να στείλετε password reset.

Τι γίνεται αν το παιδί φύγει αλλά η οικογένεια χρωστά ακόμη;

Το portal μπορεί να παραμείνει διαθέσιμο όσο υπάρχει outstanding invoice ώστε η οικογένεια να το βλέπει και να το εξοφλήσει.

Τι βλέπει ο γονέας στο portal dashboard;

Τα παιδιά του, τάξεις, monthly-fee information, invoice information, attendance summary τρέχοντος μήνα, invoice totals, outstanding balance και recent invoices.

Τι βλέπει ο γονέας στο My Invoices;

Invoices και Paid / Unpaid / Partially Paid status, Balance Due, scholarships, deposits/prepayments, payments received και PDF documents.

Μπορεί ο γονέας να πληρώσει online;

Ναι, όταν η συνδρομή περιλαμβάνει Online Payments, το Stripe είναι connected και το invoice έχει eligible outstanding balance.

Χρειάζεται να υπάρχει Current School Year;

Ναι. Η current year είναι βασική αναφορά για την καθημερινή Kindergarten λειτουργία και πρέπει να ρυθμιστεί πριν καταχωριστούν ενεργά παιδιά.

Τι στοιχεία έχει ένα School Year;

Name, Start Date, End Date, Notes, Current και Active status.

Τι γίνεται αν κάποια παιδιά δεν έχουν School Year;

Τα setup tools μπορούν να τα εντοπίσουν και η Current Year μπορεί να ανατεθεί όπου χρειάζεται.

Πώς ξεκινώ νέα σχολική χρονιά;

Δημιουργήστε τη νέα School Year, ελέγξτε/δημιουργήστε classes, ανοίξτε New School Year Rollover, επιλέξτε From Year και To Year, ορίστε action για κάθε class, κάντε Preview, ελέγξτε child exceptions και μετά Apply.

Ποια rollover actions υπάρχουν;

Keep Unchanged, Move to another class, Mark Graduated, Mark Withdrawn και Archive.

Μπορώ να αλλάξω το rollover action μόνο για ένα παιδί;

Ναι. Το Preview υποστηρίζει per-child exceptions πριν το Apply.

Το rollover διαγράφει παλιά invoices ή Attendance;

Όχι. Τα ιστορικά invoices, monthly fees, attendance και financial records παραμένουν ανέπαφα.

Πού πηγαίνουν τα graduated ή archived records;

Παραμένουν διαθέσιμα μέσω Inactive Records και historical views.

Σε τι χρησιμεύει το Inactive Records;

Συγκεντρώνει inactive παιδιά και γονείς με reasons όπως Graduated, Withdrawn, Archived, No Active Child ή manual deactivation, διατηρώντας το ιστορικό.

Τι είναι το Possible Duplicate Records;

Είναι διαγνωστικό εργαλείο που εντοπίζει πιθανά duplicates σε Parents / Guardians, Children, Teachers / Staff και Classes / Groups χρησιμοποιώντας στοιχεία όπως email, phone και name. Δεν αλλάζει ή διαγράφει εγγραφές αυτόματα.

Το duplicate tool ελέγχει και billing/data consistency;

Ναι. Ελέγχει επίσης σημαντικές περιπτώσεις consistency όπως duplicate monthly fees, duplicate invoice numbers, multiple billing parents, duplicate attendance και multiple Parent Portal accounts για τον ίδιο customer.

Το Possible Duplicate Records κάνει αυτόματα merge;

Όχι. Είναι μόνο διαγνωστικό. Τα πιθανά matches εμφανίζονται για έλεγχο, με ένδειξη όπως High Confidence ή Possible Match, και ο administrator αποφασίζει τι θα κάνει.

Τι είναι το Kindergarten Test Mode;

Είναι ελεγχόμενο testing mode που επιτρέπει να αφαιρεθούν κατάλληλα test invoices ώστε το συνδεδεμένο monthly fee να μπορεί να δοκιμαστεί ξανά. Paid invoices ή invoices με πραγματικό payment history παραμένουν προστατευμένα.

Η απόκρυψη sidebar item καταργεί τη λειτουργία ή τα δεδομένα;

Όχι. Το sidebar visibility αλλάζει μόνο την εμφάνιση του menu.

Το Hide Emergency Contacts διαγράφει υπάρχουσες επαφές;

Όχι. Τα δεδομένα παραμένουν αποθηκευμένα και επανεμφανίζονται αν εμφανιστεί ξανά η ενότητα.